BIC - Régimes d'imposition et obligations déclaratives - Téléprocédures - Formalités préalables et organisation des transmissions EDI

Actualité liée : 14/10/2020 : BIC - Précisions relatives aux téléprocédures relatives aux déclarations de résultats professionnels pour la campagne déclarative 2020 I. Formalités préalables aux transmissions pour les contribuables 1 L'article 1649 quater B bis du code général des impôts (CGI) prévoit que toute télétransmission de données déclaratives ou de paiement effectuée pour le compte d'une entreprise par un partenaire EDI (échange de données informatisé) habilité est opposable à cette dernière par l'administration, sans qu'il soit nécessaire que l'entreprise ait formellement adhéré aux téléprocédures et identifié le partenaire comme ayant été mandaté par elle. Cette mesure s'appuie sur le fait que le partenaire EDI est obligatoirement habilité par la DGFiP pour effectuer, pour le compte des usagers, des télétransmissions en mode EDI de déclarations et paiements. Cette habilitation est formalisée par la signature d’une convention précisant les engagements réciproques du partenaire EDI et de la DGFiP. Les transmissions des partenaires EDI comportent par ailleurs les éléments techniques de sécurisation permettant de garantir de manière absolue : - que l’auteur de la transmission est un partenaire EDI habilité ; - l'identité de ce partenaire ; - que les données reçues par la DGFiP n'ont pas été altérées lors de leur transmission par le partenaire EDI. A. Entrée dans la procédure EDI (10) 20 L'entreprise, pour respecter son obligation de souscrire par voie électronique ses déclarations et ses paiements, peut opter pour l'une des deux modalités suivantes pour la transmission en mode EDI de ses données à l'administration : - l'entreprise choisit d'avoir recours à un ou plusieurs prestataires de services ayant la qualité de partenaire EDI de l'administration fiscale (II-B § 130 et suiv.), ceux-ci prennent en charge la partie technique des transmissions des fichiers à l'administration et l'entreprise ; - l'entreprise, une fois habilitée en tant que partenaire EDI (I-B § 40 et suivants du BOI-BIC-DECLA-30-60-30-20), choisit de devenir son propre prestataire EDI. Dans les deux cas, l’entreprise n'a aucune formalité administrative particulière à accomplir préalablement à l'envoi de la totalité de ses données fiscales en mode EDI. (30 - 60) B. Information du service des impôts gestionnaire en cas de changement de catégorie de revenus ou passage à un régime réel d'imposition 70 Les contrôles effectués en EDI, en ce qui concerne la catégorie et le régime fiscal déclarés par rapport à ceux connus par l'administration, peuvent avoir pour conséquence le rejet des déclarations de résultats effectuées si l'entreprise change de catégorie de revenus (de bénéfices agricoles à bénéfices non commerciaux, par exemple) et télétransmet sa première déclaration relative à la nouvelle catégorie. 80 Il est souhaitable dans ce cas que l'entreprise avise de ce changement le service des impôts des entreprises gestionnaire de son dossier aussitôt qu'elle en a connaissance. Cette communication permettra la mise à jour des éléments d'imposition de l'entreprise dans les applications de gestion de l'administration et ainsi une prise en compte de la télédéclaration sans rejet initial dû à une discordance portant sur ces informations. (90) II. Organisation des transmissions A. Organisation des transmissions dans le temps 1. Notion de campagne EDI 100 La « campagne EDI » constitue le cycle au cours duquel le « guichet informatique » de la DGFiP est ouvert pour accueillir et traiter les fichiers transmis par les partenaires EDI répondant aux spécifications du cahier des charges EDI en cours de validité. Les fichiers reçus après la date de fin de campagne millésime N seront traités selon les spécifications du cahier des charges de la campagne millésime N+1. 110 Exemple : Une campagne EDI - TDFC débute le 1er avril N et s'achève le 22 mars N+1. Les fichiers reçus à compter du 23 mars N+1 seront traités selon les spécifications du cahier des charges de la campagne suivante. Au cours de la campagne N, la structure de fichiers décrite dans le cahier des charges N doit être utilisée. Les données à transmettre seront codifiées en utilisant les codes disponibles dans les imprimés des millésimes N-2, N-1 ou N.. Dans le cas où la date de clôture de l'exercice imposerait l'utilisation de formulaires de millésime antérieur à l'année N-2, le dépôt devrait être effectué sous forme papier. S'agissant de la transmission des fichiers de test, celle-ci peut être réalisée tout au long de la campagne N, conformément aux prescriptions techniques suivantes : - transmission de fichiers de test conformes au cahier des charges N jusqu'au dernier jour du mois de février N+1 inclus ; - transmission de fichiers de test conformes au cahier des charges N+1 à compter du début du mois de mars N+1. Les fichiers de tests constitués conformément au cahier des charges N ne seront alors plus acceptés. 2. Fractionnement des dépôts 120 Un partenaire EDI a la faculté de fractionner dans le temps l'envoi TDFC des données fiscales relatives à un même contribuable. Toutes ces transmissions doivent respecter les délais visés au III § 330. B. Organisation des flux déclaratifs par le contribuable 130 Pour l'envoi de ses documents fiscaux, l'entreprise a plusieurs options : assurer elle-même tout ou partie de ses transmissions, si elle est habilitée partenaire EDI et/ou externaliser tout ou partie des opérations auprès d'un ou plusieurs prestataires de services habilités en tant que partenaire EDI. 1. Transmission directe par le contribuable 140 Une entreprise qui souhaite transmettre directement tout ou partie de ses données fiscales à la DGFiP doit avoir la qualité de partenaire EDI. À cette fin, elle dépose une demande d'habilitation en tant que partenaire EDI à l'administration, selon les modalités décrites au I-B § 40 et suivants du BOI-BIC-DECLA-30-60-30-20. 150 Il est rappelé que la qualité de partenaire EDI n'a pas pour effet de contraindre une entreprise à assurer des transmissions pour une autre entité qu'elle-même. Par ailleurs, dans le cadre notamment des obligations déclaratives des sociétés faisant partie d'un groupe fiscalement intégré, chacune peut choisir de ne transmettre elle-même qu'une partie de ses données fiscales, l'autre partie pouvant être transmise par un ou plusieurs tiers partenaires EDI, membres ou non du même groupe. 2. Recours à un ou plusieurs tiers prestataires de services 160 L'entreprise a la faculté de recourir aux services d'un ou plusieurs prestataires de services ayant la qualité de partenaire EDI, mandatés par elle pour transmettre tout ou partie des documents relevant de ses obligations déclaratives par voie dématérialisée à la DGFiP. 170 Les modalités pratiques de l'exécution de la prestation (format des fichiers acceptés par le partenaire EDI, tarifs, délais, etc.) sont déterminées par l'entreprise et son mandataire. Cette forme de transmission implique obligatoirement, quels que soient les liens en capital entre les deux entités, l'existence d'un mandat de droit privé, par lequel l'entreprise charge le partenaire EDI de la transmission de ses données fiscales à l'administration. Le mandat confié à un partenaire EDI peut donc être global ou limité à la transmission de certains documents fiscaux limitativement identifiés. 180 Il est rappelé que la DGFiP ne contrôle pas le respect par les partenaires EDI du caractère limitatif du mandat qui leur a été confié. Plusieurs partenaires EDI peuvent être mandatés par un même contribuable. Cette souplesse est notamment destinée à prendre en compte la pluralité des modes d'organisation des flux déclaratifs dans les groupes fiscalement intégrés. En pratique, l'envoi successif d'un même document à la DGFiP par deux partenaires EDI mandatés par une même entreprise, aura pour conséquence une prise en compte, au plan fiscal, du document le plus récemment reçu par l'administration. En effet, ce dernier document sera tenu pour rectificatif du précédent, et cela même si le partenaire EDI qui l'a transmis détenait un mandat partiel qui ne l'autorisait pas à adresser ce document. (190) C. Format de transmission : un format unique EDIFACT 200 Seule la norme EDIFACT est acceptée par la DGFiP. Les fichiers qui ne respectent pas ce format d'échanges sont rejetés. D. Sécurisation électronique 1. Principe 210 La transmission par voie électronique de données portées sur des formulaires signés en procédure papier s'accompagne de la mise en œuvre d'un dispositif de sécurisation électronique. Ce dispositif repose sur l'utilisation par le partenaire EDI d'un logiciel de sécurisation, couplé à une accréditation électronique qui contient les données d'identification de l'émetteur et lui est délivrée gratuitement par la DGFiP. 220 La sécurisation électronique est appliquée à titre obligatoire à l'ensemble des informations déclaratives transmises sous le format EDIFACT. L'établissement informatique de la DGFiP procède à la vérification des données signées et à leur archivage. 230 Ce procédé de sécurisation électronique permet de contrôler l'identification et l'authentification de l'expéditeur ainsi que l'intégrité des données acheminées. Par ailleurs, la conjonction des dispositifs effectuant l'authentification, l'horodatage et garantissant l'intégrité des transmissions permet d'assurer la non-répudiation des envois par les partenaires EDI. 2. Délivrance des accréditations électroniques 240 L'accréditation électronique nécessaire à la mise en œuvre de la sécurisation est délivrée en « face à face » au partenaire EDI nouvellement habilité, dans le cadre d'un rendez-vous avec le correspondant régional aux téléprocédures de la DGFiP. La procédure de délivrance de cette accréditation est la suivante : - le partenaire EDI génère sa paire de clés de cryptage selon les préconisations techniques du nouveau schéma de sécurisation ; - il contacte le correspondant régional pour les téléprocédures en charge de son dossier (liste consultable dans la rubrique « Contact » du site www.impots.gouv.fr en cliquant successivement sur « Professionnel », puis « Vos correspondants spécialisés », puis « Correspondants téléprocédures ») afin de fixer un rendez-vous pour la délivrance de l'accréditation ; - avant ce rendez-vous, il transmet par courriel le fichier de sa clé publique au correspondant régional, afin que ce dernier puisse vérifier la conformité technique de cette clé ; -  après confirmation de la validité de sa clé, le représentant du partenaire EDI (représentant légal ou dûment mandaté) se présente au rendez-vous porteur des éléments suivants : - le fichier de clé publique précédemment validé sur clé USB, - un mandat le désignant comme représentant du partenaire EDI, s'il n'est pas l'entrepreneur individuel lui-même ou le représentant légal de la société, - une copie d'une pièce d'identité en cours de validité, - une copie de la convention DGFiP / partenaire EDI signée lors de l'habilitation, - un extrait K-bis de moins de trois mois identifiant le partenaire EDI, s'il s'agit d'une société ; - après vérification des pièces justificatives, le correspondant régional génère immédiatement l'accréditation et la stocke sur la clé USB du partenaire ; - à la fin du rendez-vous, le représentant dispose de l'accréditation du partenaire EDI, immédiatement utilisable pour la sécurisation des envois. 3. Utilisation de l'accréditation électronique 250 L'accréditation délivrée au partenaire permet de sécuriser indifféremment toutes les transmissions EDI. Si la sécurité de l'accréditation électronique est compromise, le partenaire fera une nouvelle demande d'accréditation avec une nouvelle clé publique selon les modalités décrites au II-D-2 § 240. L'ancienne accréditation sera désactivée par l’établissement des services informatiques (ESI). E. Identifiant du contribuable 260 Il est précisé, à l'article D. 123-235 du code du commerce (C. com.), que peut être exigé d'une entreprise, dans ses relations avec les administrations, personnes ou organismes énumérés à l'article 1er de la loi n° 94-126 du 11 février 1994 relative à l'initiative et à l'entreprise individuelle, le numéro d'identité qui lui est attribué lors de son inscription au répertoire des entreprises et de leurs établissements en application des dispositions codifiées de l'article R. 123-220 du C. com. à l'article R. 123-234 du C. com., à l'article D. 123-235 du C. com. et à l'article D. 123-236 du C. com.. Le contrôle de l'identité des redevables effectué à l'aide du numéro SIREN permet d'améliorer la fiabilité des informations fiscales, aussi bien pour les entreprises que pour la DGFiP. Le numéro SIREN transmis est l'élément d'identification central du déclarant, sur lequel sont mis en œuvre plusieurs contrôles par la DGFiP. Il est demandé aux partenaires EDI de porter une attention toute particulière à cette donnée, dont l'exactitude conditionne le rattachement au dossier de leurs clients des éléments déclaratifs qu'ils transmettent pour leur compte. L'identifiant SIREN à utiliser est celui de l'établissement qui répond aux critères posés par les dispositions du IV de l'article 38 de l'annexe III au CGI. Les données d'identification obligatoire pour les transmissions EDI des entreprises sont le numéro SIREN et la référence d'obligation fiscale (ROF). 270 La transmission d'un dépôt associé à un numéro SIREN inconnu dans la base d'accueil des données EDI conduit la DGFiP à rejeter ce dépôt, signalé par un code anomalie. Dans une telle situation, l'entreprise devra vérifier son identifiant auprès des services de l'institut national de la statistique et des études économiques (INSEE). Dans le cas où l'identifiant est erroné, l'entreprise corrigera son dépôt et procédera à une retransmission. Si l'identifiant est correct, elle confrontera ses informations avec celles du service des impôts gestionnaire de son dossier. F. Le service d'assistance directe aux téléprocédures 280 Le service d'assistance directe aux téléprocédures de l'ESI de Strasbourg assure le paramétrage des outils de communication des partenaires EDI ainsi que le suivi des interchanges. Il peut ainsi délivrer, aux partenaires EDI exclusivement, des informations sur le traitement des transmissions et les rejets éventuels. Il n'a pas pour vocation de fournir des prestations d'aide au développement des produits logiciels, ni de délivrer des renseignements aux demandeurs non habilités en tant que partenaires EDI. Une demande d'information émanant d'une entreprise utilisatrice EDI devra donc obligatoirement être adressée à son partenaire EDI, qui consultera le service d'assistance si la nature de la demande le justifie. III. Dates de transmission retenues (290 - 320) 330 Les dates retenues dépendent du média de transmission utilisé. Lors du transfert direct en mode synchrone, la date de dépôt des données par la DGFiP est celle de la session. En mode transfert indirect « asynchrone », la date de remise des fichiers au serveur de la DGFiP constitue la date de dépôt des données auprès de la DGFiP. IV. Restitutions par la direction générale des finances publiques aux partenaires EDI 340 La DGFiP documente le statut de chaque dépôt EDI dans un compte-rendu de traitement transmis au partenaire EDI au format EDIFACT. Toute précision sur la bonne réception de la télédéclaration pourra être demandée par l'entreprise à son partenaire EDI. Par ailleurs, les entreprises ont la faculté d'adhérer au service « Consulter > Compte fiscal » depuis la rubrique « Votre espace professionnel » du portail fiscal www.impots.gouv.fr. Il permet à l'adhérent de visualiser ses déclarations professionnelles et les paiements liés. A défaut, le service gestionnaire du dossier pourra être sollicité et un justificatif pourra lui être délivré. 350 Les compte-rendus émis par la DGFiP retracent les documents déposés, acceptés ou rejetés au plan technique par l'établissement informatique. V. Régularisation des rejets techniques en mode TDFC 360 Une mesure de tolérance est accordée aux entreprises dont le dépôt TDFC est rejeté pour un motif technique. Elle prend la forme d'un délai supplémentaire accordé pour procéder à la régularisation d'un envoi ayant fait l'objet d'un rejet technique. Dans cette hypothèse, aucune amende ou pénalité relative au non-respect des dates de dépôt n'est appliquée lorsque survient, avant l'expiration de ce délai, l'acceptation des données EDI. Le délai supplémentaire pour rejets techniques TDFC s'élève à quinze jours au-delà de la date de réception par le partenaire EDI du compte rendu de traitement de lisibilité, de conformité technique ou de sécurisation, du compte rendu de rejet syntaxique (message CONTRL) ou du compte rendu d'intégration (message INFENT CR). VI. Traitement des contentieux éventuels relatifs au dépôt des déclarations 370 La procédure de transfert des données fiscales et comptables s'appuie sur l'existence de liens juridiques entre les partenaires à l'échange, confortée par les performances de l'architecture technique mise en place. En effet, les fonctionnalités du système de sécurisation électronique assurent : - l'authentification du signataire, permettant de l'identifier de façon formelle ; - l'intégrité du contenu de la transmission ; - l'horodatage ; - l'archivage ; - la non-répudiation du dépôt par le partenaire EDI. 380 Afin de garantir une totale transparence au dispositif, il a été prévu une procédure dite de « rejeu » permettant de s'assurer de la concordance entre les données transmises par le déclarant ou pour son compte et les données restituées au service. A. Procédure de « rejeu » 390 La procédure EDI met en œuvre un dispositif de sécurisation électronique qui engendre un numéro de certificat (identifiant du dépôt), lequel figure notamment sur l'accusé de réception à destination du contribuable. Ce numéro permet d'extraire du support de stockage la transmission litigieuse et de s'assurer de son contenu. Cette procédure ne doit être mise en œuvre que dans les cas où la contestation porte sur l'existence de la déclaration ou sur la nature des éléments transmis, lesquels sont opposés au contribuable par le service. En conséquence, elle ne concerne pas les cas où la réclamation tend uniquement à la réparation d'erreurs ou d'omissions commises par le déclarant. B. Traitement du contentieux 1. Contentieux portant sur le contenu des déclarations 400 La dématérialisation des déclarations de résultats est sans incidence sur les règles générales de traitement du contentieux auxquelles il convient de se reporter (BOI-CTX). Lorsque la procédure du « rejeu » confirme la réalité et l'exactitude des données retenues par le service d'après la déclaration qui lui a été restituée par l'établissement informatique, le service instruira la réclamation en s'appuyant sur les résultats du « rejeu » qui confirment les données initialement détenues. Dans le cas contraire, si les données restituées se révèlent divergentes, le service retiendra uniquement les données issues du « rejeu », même dans le cas où elles seraient différentes de celles alléguées par le réclamant. 410 Il est rappelé que si l'administration démontre que plusieurs dépôts successifs ont été réalisés pour un exercice donné, le dernier dépôt reçu sera considéré comme celui devant être pris en compte par l'administration au plan fiscal. 2. Contentieux portant sur la date de dépôt 420 La date de dépôt figurant sur l'accusé de réception fait foi. Dès lors, des contentieux relatifs à celle-ci ne nécessitent pas de mettre en œuvre la procédure de « rejeu ». 430 Dans chaque direction départementale des finances publiques, un correspondant pour les téléprocédures est à même de fournir aux redevables professionnels toutes les informations et la documentation nécessaires. Le site www.impots.gouv.fr à la rubrique « Professionnel > Gérer mon entreprise/association > Je déclare et je paie les impôts de mon entreprise » diffuse par ailleurs des informations relatives aux téléprocédures et au mode EDI.