CF - Procédures de rectification et d'imposition d'office - Contrôle des comptabilités informatisées - Format du fichier des écritures comptables

1 Le I de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales (LPF) prévoit que le contribuable satisfait à son obligation de représentation de sa comptabilité en remettant une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée répondant aux normes fixées par l'article A. 47 A-1 du LPF (BOI-CF-IOR-60-40-10). S'agissant des règles relatives à la tenue de la comptabilité, il convient de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10. S'agissant plus spécifiquement des comptabilités informatisées, il convient de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40. I. Format de la copie du fichier des écritures comptables 10 Les copies des fichiers mentionnées auI de l'article L. 47 A du LPF sont transmises, au choix du contribuable sous forme de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant les critères définis au VI de l'article A. 47 A-1 du LPF ou sous forme de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur le site public www. impots.gouv. fr, à la rubrique "Professionnels". Pour les fichiers à plat, la première ligne d’enregistrement du fichier remis à l’administration fiscale comporte le nom des champs, tels qu’ils sont définis aux 1° et 2 ° du VII et aux 3° à 8° du VIII de l’article A. 47 A-1 du LPF. Le fichier est nommé selon la nomenclature définie au IX de l'article A. 47 A-1 du LPF. Enfin, le codage des informations doit être conforme aux spécifications prévues au XII de l'article A. 47 A-1 du LPF. Ce fichier est obligatoirement accompagné d'une description conforme au XI de l'article A. 47 A-1 du LPF (cf. VI § 390). II. Nature du fichier des écritures comptables 20 Le fichier dont le contribuable doit remettre une copie à l’administration fiscale en cas de contrôle porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification. Ainsi, en cas de contrôle des exercices clos aux 31 décembre 2013 et 2014, le contribuable doit communiquer au service vérificateur la copie d'un fichier unique (sous réserve des cas énoncés au VI § 370 et suivants) de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre 2013 et un second fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre 2014. 30 Lorsque l’avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière d'un impôt ou d'une taxe autre que l'impôt sur le bénéfice et dont la date légale de dépôt est expirée, le contribuable doit également fournir la copie d'un fichier des écritures comptables relatif à cette période, quand bien même l’exercice n’est pas clos. La copie du fichier remis au titre de cette période ne comportera évidement pas les informations telles que les écritures de clôture d’exercice et les écritures d’inventaire. Exemple : Un avis de vérification adressé au mois de juillet N vise les exercices clos les 31 décembre N-2 et N-1, période étendue au 31 mai N en matière de taxe sur la valeur ajoutée. Le contribuable doit communiquer au service vérificateur un fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre N-2, un second fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre N-1et un fichier des écritures comptables relatif à la période du 1er janvier N au 31 mai N. 40 La copie du fichier des écritures comptables transmis à l’administration fiscale correspond à l’ensemble des journaux de saisie existants dans le système comptable informatisé. L’unicité du fichier des écritures comptables repose ainsi sur la notion d’un seul et unique livre-journal informatisé par exercice. Au sein de ce fichier, les écritures doivent être numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence.  Exemple : Pour un exercice allant du 1er janvier au 31 décembre, les écritures n°1 à 18 correspondent au 1er janvier, les écritures n°19 à 35 au 2 janvier, etc. 50 Le fichier contient toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l’exercice. Ainsi, le fichier doit comporter les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture, c’est-à-dire les écritures d’à nouveau et les écritures d’inventaire, à savoir : - les écritures d’amortissement ; - les écritures de cession des immobilisations ; - les écritures de dépréciation ; - les écritures de stocks ; - les écritures de provision ; - les opérations de régularisation. 60 Conformément aux exigences de l’article 911-3 (ancien article 410-3) du Plan Comptable Général (PCG) l’entreprise doit pouvoir garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables. En conséquence, les écritures de centralisation doivent être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé. Remarque : Une écriture de centralisation est une écriture de report mensuelle (ou d’une autre périodicité) des écritures détaillées des opérations jour par jour figurant dans les journaux auxiliaires. 63 En application du I de l’article L. 47 A du LPF, le contribuable qui tient sa comptabilité au moyen de systèmes informatisés doit la présenter sous forme dématérialisée à l’administration fiscale, lors du contrôle sur place, en remettant , pour chaque exercice contrôlé, un fichier des écritures comptables conforme aux normes définies par l’article A. 47 A-1 du LPF. En application de ces dispositions, ce fichier des écritures comptables doit comprendre toutes les écritures comptables hors écritures de centralisation. Toutefois, pour les seuls contribuables imposables à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des micro-bénéfices industriels et commerciaux et micro-bénéfices non-commerciaux, qui tiennent un état récapitulatif de leurs recettes sur un registre papier ou un tableur et confient la tenue de leur comptabilité à un tiers, ce dernier peut saisir en comptabilité ces opérations par récapitulation au moins mensuelle, et non trimestrielle, des totaux de ces opérations. Il est donc toléré, sous conditions, que le fichier des écritures comptables ne comporte pas le détail des écritures comptables des recettes. Dans ce cas, pour permettre à l’administration fiscale de contrôler que la comptabilité est régulière, sincère et appuyée des pièces justifiant les éléments déclarés, le contribuable doit également présenter, quelle qu’en soit la forme, papier ou tableur, le détail de ses recettes, ainsi que les pièces justificatives y afférentes (par exemple, les rouleaux de caisse enregistreuse). Le contribuable a, en effet, l’obligation de conserver et de présenter tous les documents permettant de vérifier le détail des opérations. Par ailleurs, il est rappelé que l’inscription globale en fin de journée des recettes correspondant à des ventes au détail ou à des services rendus à des particuliers est possible en application du 3° du I de l’article 286 du code général des impôts (CGI) lorsque leur montant unitaire n'excède pas 76 € à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces au comptant, et que les justificatifs du détail soient conservés. Le fichier des écritures comptables peut donc comprendre des écritures correspondant aux recettes journalières globalisées. Toutefois, il convient de rappeler que cette disposition ne dispense pas les intéressés de produire, conformément à l'article 54 du CGI, les pièces détaillées de nature à justifier du montant desdites recettes (dans ce sens, CE, arrêt du 29 avril 1964 n° 59318 RO, p 83 ). Enfin, il est rappelé que lorsqu’un contribuable, quel que soit son régime d’imposition, enregistre, pour partie, ses écritures comptables dans un logiciel comptable et transfère ses données à un tiers pour que ce dernier tienne sa comptabilité de manière dématérialisée, le fichier des écritures comptables doit comprendre le détail des écritures comptables hors écritures de centralisation. 65 Si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des applications métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées issues de ces applications sont acceptées (par exemple : montant agrégé des cotisations d’assurance émises, mouvements de consommation sur stock, etc.). III. Données devant figurer dans la copie du fichier des écritures comptables 70 Toutes les informations listées dans les tableaux figurant aux 1° et 2 ° du VII et aux 3° à 8° du VIII de l'article A. 47 A-1 du LPF sont obligatoires. Pour ces informations, lorsque la notion « à blanc si non utilisé » est indiquée, il convient de fournir la donnée dès lors qu’elle est disponible. Exemple : Ci-dessous une représentation schématique des données qui peuvent figurer dans un fichier d’écritures comptables. La notion « à blanc si non utilisé » indique que la présence du champ (ici une colonne) est obligatoire. En revanche, les valeurs (au cas présent une case) peuvent être vides si la donnée n’est pas disponible dans le logiciel comptable. Dans ce cas, il convient de ne rien saisir dans la colonne concernée. Il ne faut pas remplir avec des « 0 » ou des « espaces ». Le champ doit rester vide. EcritureLib Debit Credit EcritureLet DateLet FRE ICF S/EST LOY.10/2011 SN 392,87 0,00 BE 20111123 FRE ICF S/EST LOY.10/2011 SN 1,67 0,00 FRE/AV.ECH  SCI MONT.LOY.4ème TRIM.2011 SE 3150,00 0,00 FRE/AV.ECH  SCI MONT.LOY.4ème TRIM.2011 SE 617,40 0,00 BE 20111123 FRE/AV.ECH  SCI MONT.LOY.4ème TRIM.2011 SE 0,00 3767,40 T 20111010 Représentation schématique des données 80 Le code journal fait référence à la codification utilisée dans le logiciel comptable pour référencer les différents journaux. Ces codes peuvent correspondre à des chiffres, des lettres ou une combinaison des deux. Exemple : JournalCode 01 02 AC VE AC1 90 Le libellé journal fait référence au nom complet du journal utilisé dans le logiciel. Exemple : JournalCode JournalLib 01 Journal des achats 02 Journal des ventes AC Journal des achats VE Journal des ventes AC1 Journal des achats hors groupe Libellé journal 100 La numérotation porte sur l’écriture comptable, dite « en partie double », telle que la définit l’article 921-1 (ancien 420-1) du PCG . Ainsi, une écriture comptable se compose de plusieurs lignes d’enregistrement. Chaque ligne d’une même écriture est donc affectée d’un seul et même numéro. La numérotation dans le champ « ecriturenum » doit être croissante dans le temps et ne pas comporter de rupture. Cette numérotation peut être unique sur l’ensemble du fichier ou être propre à chaque journal. Il est donc possible, s’il existe un système de numérotation propre à chaque journal, que le fichier des écritures comptables remis au vérificateur comporte des écritures de nature différente avec un même numéro d’écriture. Ce n’est pas un motif de non conformité du fichier, dans la mesure où le champ « code journal » permet de distinguer ces écritures. Toutefois, cette spécificité devra être indiquée au vérificateur dans le descriptif accompagnant la remise du fichier. Par ailleurs, les premiers numéros d’écritures comptables correspondent aux écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur, c’est-à-dire les écritures d’à nouveau, conformément aux dispositions de la réglementation comptable. Exemple 1 : Ecriture Num Ecriture Date Journal Code Compte Num CompteLib EcritureLib Débit Crédit 1 20040501 AN 10100000 CAPITAL A.N. au 010504 0,00 76224,51 1 20040501 AN 10611000 RESERVE LEGALE A.N. au 010504 0,00 7622,45 1 20040501 AN 10641000 PLUS VALUES NETTES LG TERME A.N. au 010504 0,00 38874,50 1 20040501 AN 10680000 AUTRES RESERVES A.N. au 010504 0,00 273271,21 1 20040501 AN 11000000 REPORT A NOUVEAU A.N. au 010504 0,00 247006,99 1 20040501 AN 20500000 CONCESSIONS A.N. au 010504 7982,20 0,00 1 20040501 AN 20700000 FONDS COMMERCIAL A.N. au 010504 5335,72 0,00 1 20040501 AN 21540000 MAT OUT INDUSTRIELS A.N. au 010504 108891,92 0,00 …. …. 53 20040531 AC 60170000 ACHATS FOURNITURES Fact OUTILLAGE 565 0,00 53 20040531 AC 44566000 TVA Déductible 19.60% Fact OUTILLAGE 110,74 0,00 53 20040531 AC 401OUT OUT Fact OUTILLAGE 0,00 675,74 3371 20050529 CIC 51200000 CIC Rglt AE 0,00 96,28 3371 20050529 CIC 401AE AE Rglt AE 96,28 0,00 exemple n°1 de numérotation d'écriture Exemple 2 : Ecriture Num Ecriture Date Journal Code Compte Num CompteLib EcritureLib Débit Crédit AN0001 20040501 AN 10100000 CAPITAL A.N. au 010504 0,00 76224,51 AN0001 20040501 AN 10611000 RESERVE LEGALE A.N. au 010504 0,00 7622,45 AN0001 20040501 AN 10641000 PLUS VALUES NETTES LG TERME A.N. au 010504 0,00 38874,50 AN0001 20040501 AN 10680000 AUTRES RESERVES A.N. au 010504 0,00 273271,21 AN0001 20040501 AN 11000000 REPORT A NOUVEAU A.N. au 010504 0,00 247006,99 AN0001 20040501 AN 20500000 CONCESSIONS A.N. au 010504 7982,20 0,00 AN0001 20040501 AN 20700000 FONDS COMMERCIAL A.N. au 010504 5335,72 0,00 AN0001 20040501 AN 21540000 MAT OUT INDUSTRIELS A.N. au 010504 108891,92 0,00 …. …. AC0010 20040531 AC 60170000 ACHATS FOURNITURES Fact OUTILLAGE 565 0,00 AC0010 20040531 AC 44566000 TVA Déductible 19.60% Fact OUTILLAGE 110,74 0,00 AC0010 20040531 AC 401OUT OUT Fact OUTILLAGE 0,00 675,74 BQ0890 20050429 CIC 51200000 CIC Rglt AE 0,00 96,28 BQ0890 20050429 CIC 401AE AE Rglt AE 96,28 0,00 exemple n°2 de numérotation d'écriture 110 Par exception, si en raison du fonctionnement propre de l’entreprise, les écritures d’à nouveau ne peuvent être les premières écritures enregistrées au début de l’exercice comptable, il est admis qu’elles soient enregistrées au cours de l’exercice. Dans ce cas, ces écritures seront dotées du numéro d’écriture correspondant à leur ordre d’enregistrement comptable. Ce ne sera pas un motif de non-conformité du fichier, à condition que le vérificateur puisse identifier les écritures d’à nouveau par toute autre information complémentaire contenue dans le fichier. Cette dernière sera alors littéralement explicitée dans le descriptif accompagnant le fichier (cf. VI § 390) . 120 La date de comptabilisation de l’écriture comptable correspond à la date à laquelle l’enregistrement comptable de l’opération a été porté au débit ou au crédit du compte. Selon les logiciels comptables, cette date peut correspondre à la date de saisie ou encore à la date de validation lorsque le logiciel ne dispose pas d’un mode brouillard. Il est rappelé que conformément à l’article 911-3 (ancien 410-3) du PCG, les comptabilités informatisées doivent permettre de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification, ou, à partir de ces comptes, états et renseignements, de retrouver ces données et les pièces justificatives (I-A-2-b-3° § 150 du BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40). En outre, la comptabilité est en principe servie au jour le jour. En conséquence, la date de comptabilisation est celle où l’événement doit prendre date dans la comptabilité, telle que par exemple, la date de règlement effectif d’une facture d’achat ou celle de vente d’un bien. Cette date correspond à la date de saisie lorsque cet enregistrement est effectué le même jour que celui de l’événement qu’elle constate. Elle peut, dans certains cas, correspondre également à celle de la pièce justificative (règlement au comptant d’une facture d’achat du même jour par exemple). Cela étant, la date de comptabilisation ne peut pas être la date de saisie mécanique en comptabilité lorsqu’il y a un décalage dans le temps entre la date de l’événement comptable et la saisie en comptabilité de cet événement. Dans ce cas précis, il convient de retenir comme date de comptabilisation la date de l’événement comptable. A défaut, il est possible d’indiquer la date de la pièce justificative ou la date du dernier jour du mois en cas de centralisation mensuelle des écritures. Lorsque le logiciel comptable ne dispose pas d’un mode brouillard, la date de comptabilisation de l’écriture comptable correspond à la date de validation de l’écriture comptable (I-A-2-b-1° § 80 et suivants du BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40). 130 Le numéro de compte répond aux normes fixées par le plan Comptable Général . Cette donnée est obligatoire quand bien même le plan comptable utilisé n’est pas le plan comptable général (cas des plans de comptes des bénéfices non commerciaux et des bénéfices agricoles). Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 6 Classe 7 Comptes de capitaux Comptes d'immobilisations Comptes de stocks et en-cours Comptes de tiers Comptes financiers Comptes de charges Comptes de produits 10.Capital et réserves 20.Immobilisations incorporelles 40.Fournisseurs 50.Valeurs mobilières de placement 60. Achat 70.Ventes Numéros de classe des comptes 140 Les subdivisions mises en place par l’entreprise pour décliner le plan comptable général doivent évidemment figurer dans le fichier remis à l’administration. Pour les contribuables relevant d’une réglementation comptable spécifique, les numéros de compte utilisés doivent être conformes aux normes comptables en vigueur applicables à ce secteur d’activité pour l’établissement de leurs comptes sociaux (notamment, les établissements de crédit doivent retenir un plan de comptes conforme à leurs normes comptables spécifiques, les entreprises d’assurance doivent respecter le plan de comptes tel que défini par le code des assurances). Exemple 1 : CompteNum 70600000 Exemple de numéro de compte du PCG Exemple 2 : CompteNum 70611000 70612000 70613000 70620000 Exemple de numéro de compte avec déclinaison du PCG au sein de l'entreprise 150 Le libellé de compte correspond à l’intitulé complet du compte tel qu’il est défini dans la nomenclature du plan comptable français (plan Comptable Général) ou, pour certains secteurs d'activité dans tout autre règlement comptable établi par le normalisateur comptable français (Autorité des normes comptables, accueil sur le site www.anc.gouv.fr). Les libellés utilisés au sein de l’entreprise ou ceux correspondant à des subdivisions plus détaillées du plan comptable français doivent figurer dans le fichier remis à l’administration et ne pas être remplacés par un libellé générique. Exemple : CompteNum CompteLib 1312 Subventions d'équipement-Régions 1313 Subventions d'équipement-Départements Libellé de compte correspondant au plan comptable français CompteNum CompteLib 13120000 Region-subv equi aux     13120002 Regions-subv° equipt     13130000 Dep-subv equipt aux      13130002 Depts-subv° equipt       Libellé de compte correspondant à une déclinaison du plan comptable français au sein de l’entreprise 160 Le numéro de compte auxiliaire correspond à la codification des comptes de tiers utilisée au sein de l’entreprise. Exemple : CompteNum CompteAuxNum 401000 0001 401000 ABC 401000 F100 411000 1234 411000 XYZ 411000 C200 Exemples de comptes auxiliaires 170 Le libellé de compte auxiliaire reprend la désignation littérale du tiers. Exemple : CompteNum CompteAuxNum CompteAuxLib 401000 0001 Fournisseur Antoine 401000 ABC Fournisseur étranger VI 401000 F100 Fournisseur intra-groupe AA 411000 1234 Client Martin 411000 XYZ Client CEE MI 411000 C200 Client international XX Exemple de désignations littérales de tiers 180 La référence de la pièce justificative correspond soit à une numérotation séquentielle des pièces comptables dans le système, soit à la référence figurant sur les pièces justificatives (factures, tickets, etc.) reçues ou émises. Dans le cas des écritures pour lesquelles il n’existe pas de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli. Dans ce cas précis, la référence sera alors remplacée par une valeur conventionnelle définie par l’entreprise. Celle-ci sera précisée dans le descriptif remis au vérificateur en même temps que le fichier des écritures comptables (cf. VI § 390). Exemple : Ecriture Num Date Ecriture Journal Code Compte Num CompteLib EcritureLib PieceRef Debit Credit 3371 20050429 CIC 51200000 CIC Rglt AE 682706 0,00 96,28 3371 20050429 CIC 401AE AE Rglt AE 682706 96,28 0,00 997 20050601 AC 401AE AE Fact AE FF36410 0,00 96,28 997 20050106 AC 44566000 TVA  Déductible 19.60% Fact AE FF36410 15,78 0,00 997 20050106 AC 60640000 ACHATS FRES BUREAUX Fact AE FF36410 80,50 0,00 Exemples de références des pièces justificatives 190 La date de la pièce justificative est celle figurant sur les pièces justificatives (factures, tickets, etc.) reçues ou émises ou, à défaut, leur date d’enregistrement en comptabilité. Dans le cas des écritures pour lesquelles il n’existe pas de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau), ce champ « date » doit néanmoins être rempli. Dans ce cas précis, la référence sera alors remplacée par une date conventionnelle définie par l’entreprise. Celle-ci sera précisée dans le descriptif remis au vérificateur en même temps que le fichier des écritures comptables (cf. VI § 390). 200 Le libellé de l’écriture comptable correspond à l’identification littérale du motif de l’écriture comptable. 210 Le montant au débit correspond à un montant signé, exprimé en euros, porté au débit du compte. Le montant au crédit correspond à un montant signé, exprimé en euros, porté au crédit du compte. Les champs « Debit » et « Credit » doivent être obligatoirement remplis avec une valeur numérique. Si l'enregistrement comptable affecte le débit, alors le crédit sera rempli avec la valeur zéro. Si l'enregistrement comptable affecte le crédit, alors le débit sera rempli avec la valeur zéro. 220 Lorsque les informations « Debit » et « Credit » ne sont pas présentes dans le système informatisé comptable, elles peuvent être remplacées par les informations « montant » et « sens ». L'information « montant » correspond au montant signé de l’opération comptable et l'information « sens » indique, par une codification, si le montant signé est porté au débit ou au crédit de l’opération comptable. 230 Les seules valeurs autorisées dans le champ « sens » sont « D »  pour un débit et « C » pour un crédit ou  « +1 » pour un débit et « -1 » pour un crédit. Lorsque les valeurs utilisées sont « +1 » et « -1 », il est impératif que celles-ci soient enregistrées sans espace entre les deux caractères, c’est-à-dire entre le « + » ou « - » et le « 1 ». Exemple 1 :  Date Ecriture Journal Code Compte Num CompteLib EcritureLib PieceRef Debit Credit 20050429 CIC 51200000 CIC AE 682706 0,00 96,28 20050429 CIC 401AE AE AE 682706 96,28 0,00 20050504 CIC 51200000 CIC FD 682712 0,00 -100,00 20050504 CIC 401FD FD FD 682712 -100,00 0,00 Informations « Debit/Credit » Exemple 2 : Date Ecriture Journal Code Compte Num CompteLib EcritureLib PieceRef Montant Sens 20050429 CIC 51200000 CIC AE 682706 96,28 C 20050429 CIC 401AE AE AE 682706 96,28 D 20050504 CIC 51200000 CIC FD 682712 -100,00 C 20050504 CIC 401FD FD FD 682712 -100,00 D Informations « Montant/sens » utilisant les caractères « D/C » Exemple 3 : Date Ecriture Journal Code Compte Num CompteLib EcritureLib PieceRef Montant Sens 20050429 CIC 51200000 CIC AE 682706 96,28 -1 20050429 CIC 401AE AE AE 682706 96,28 +1 20050504 CIC 51200000 CIC FD 682712 -100,00 -1 20050504 CIC 401FD FD FD 682712 -100,00 +1 Informations « Montant/sens » utilisant les caractères « +1/-1 » 240 Le lettrage de l’écriture fait référence au repère utilisé dans le système comptable pour apparier deux écritures (règlement-facture). La date de lettrage de l’écriture correspond à la date à laquelle l’opération de lettrage a été validée dans le système comptable. Ecriture Num Date Ecriture Journal Code Compte Num CompteLib Ecriture Lib PieceRef Debit Credit Ecriture Let 3371 20050429 CIC 51200000 CIC AE 682706 0,00 96,28 3371 20050429 CIC 401AE AE AE 682706 96,28 0,00 A 997 20050106 AC 401AE AE AE FF36410 0,00 96,28 A 997 20050106 AC 44566000 TVA  Déductible 19.60% AE FF36410 15,78 0,00 997 20050106 AC 60640000 ACHATS FRES BUREAUX AE FF36410 80,50 0,00 Exemple de lettrage de l'écriture 250 La date de validation de l’écriture comptable correspond à la date à laquelle l’enregistrement de l’écriture comptable en mode brouillard est transformé en écriture définitive par l’attribution d’un identifiant unique. Lorsque le logiciel ne dispose pas d’un mode brouillard, la date de validation est alors égale à la date de comptabilisation. Exemple : Ecriture Num Date Ecriture Journal Code Compte Num Compte Lib Ecriture Lib PieceRef Debit Credit Valid Date 3371 20050429 CIC 51200000 CIC AE 682706 0,00 96,28 20050430 3371 20050429 CIC 401AE AE AE 682706 96,28 0,00 20050430 Exemple de date de validation 260 Lorsque des prestations sont réalisées dans des pays tiers, le prix acquitté figurant sur les pièces justificatives en appui de l’écriture comptable est mentionné en devises. En conséquence, en plus des champs « Debit » et « Credit » renseignés en euros, le montant en devise étrangère figurant sur la pièce justificative devra être indiqué dans la zone « Montantdevise ». Si seul le montant en devise étrangère est enregistré en comptabilité, les champs « Debit » et « Credit » seront alors remplis par la valeur zéro. Ainsi, le montant de la devise correspond à un montant signé, exprimé en devise, porté au crédit ou au débit du compte. S'agissant des règles de conversion des devises, il convient de se reporter au I-B-5 § 160 du BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10. Exemple 1 :  Ecriture Date Journal Code Compte Num Compte Lib Ecriture Lib Débit Crédit Montant devise Idevise 20040604 VE 70710000 VENTES MDSES Vte GB 0,00 742,50 -761,29 Livre sterling 20040604 VE 4112000 Client GB Vte GB 742,50 0,00 761,29 Livre sterling Montants en euros et en devise étrangère enregistrés en comptabilité Exemple 2 : Ecriture Date Journal Code Compte Num Compte Lib Ecriture Lib Débit Crédit Montant devise Idevise 20080704 VE 70720000 VENTES MDSES Vte US 0,00 0,00 -369,99 Dollar US 20080704 VE 4113000 Client US Vte US 0,00 0,00 369,99 Dollar US Montants uniquement en devise étrangère enregistrés en comptabilité 270 L’identification de la devise correspond à la devise utilisée. L’information demandée peut faire référence à une codification (par exemple : code 01 : euro ; code 02 : dollar américain ; code 03 : yen ; etc.). Ces codes peuvent correspondre à des chiffres, des lettres ou une combinaison des deux. Une table de correspondance est donc nécessaire pour permettre la lecture du fichier. Elle doit être fournie au vérificateur dans le descriptif accompagnant la remise du fichier des écritures comptables (cf. VI § 390). 280 La date de règlement fait référence à la date à laquelle ont été encaissées les recettes et payées les dépenses. 290 Le mode de règlement fait référence aux modalités de paiement ou d’encaissement des recettes : par chèque, en espèces ou par virement. L’information demandée peut faire référence à une codification (par exemple : code 01 : CB ; code 02 : chèque ; etc.). Ces codes peuvent correspondre à des chiffres, des lettres ou une combinaison des deux. Une table de correspondance est donc nécessaire pour permettre la lecture du fichier (cf. VI § 390). 300 La nature de l’opération fait référence aux opérations effectuées par le contribuable. L’information demandée peut ne pas être littérale et faire référence à une codification. Une table de correspondance est donc nécessaire pour permettre la lecture du fichier (cf. VI § 390). Exemple 1 : NatOp Virement bancaire Prestation échelonnée Nature de l'opération restituée avec un libellé littéral Exemple 2 :  NatOp Z1 B100 Nature de l'opération restituée avec un libellé par codification 310 L’identification du client fait référence à l’identité déclarée par les clients. Elle peut ne pas être littérale (nom, prénom) et faire référence à une codification lorsque l’information est couverte par le secret professionnel (BOI-CF-IOR-60-10 au III § 210 et suivants). IV. Copie des fichiers des écritures comptables des exercices clos avant 2013 A. Format des copies des fichiers 320 Les copies des fichiers des écritures comptables relatifs aux exercices clos avant 2013 peuvent répondre aux normes du "format standard" prévues aux VI à XIV de l'article A. 47 A-1 du LPF (cf. I à III § 10 à 310). A défaut, ils doivent répondre aux normes applicables avant l'adoption de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, reprises aux I à V de l'article A. 47 A-1 du LPF. 330 Si le contribuable choisit de ne pas appliquer pour ces exercices les normes du "format standard", les copies des fichiers sont transmises sous forme de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant les critères définis au I de l'article A. 47 A-1 du LPF. Le codage des informations doit être conforme aux spécifications prévues au III de l'article A. 47 A-1 du LPF. Ce fichier est obligatoirement accompagné d'une description conforme au II de l'article A. 47 A-1 du LPF. B. Contenu des copies des fichiers 340 Si le contribuable choisit de ne pas appliquer pour ces exercices les normes du "format standard" aux exercices clos avant 2013, les fichiers des écritures comptables relatifs à ces exercices clos doit notamment comprendre les types de données suivantes : - un code journal ; - un numéro d’écriture ; - une date de comptabilisation ; - un numéro de compte ; - un intitulé de compte ; - un libellé d’écriture ; - une référence de pièce justificative ; - une date de pièce justificative  ; - un débit ; - un crédit. Aucun ordre n’est imposé dans le classement de ces données, ni normalisation de leur transcription. V. Respect des normes comptables françaises applicables pour l'établissement des comptes annuels 350 Le respect des normes comptables françaises élaborées par le normalisateur comptable français (Autorité des normes comptables, accueil sur le site www.anc.gouv.fr) et du plan de comptes y afférent est indispensable. L’utilisation de plans de comptes non français relève d’une décision de gestion de l’entreprise. Ainsi, les données figurant dans le fichier des écritures comptables doivent obligatoirement respecter les normes comptables et la nomenclature du plan de comptes français. Les normes IFRS ou USGAAP par exemple ne sont donc pas admises. Toutefois, pour les seuls exercices antérieurs à l’exercice clos en 2014, un « transcodage » des écritures ne respectant pas la nomenclature française est toléré, sous réserve du respect des conditions suivantes : - les écritures comptables enregistrées dans le système doivent être retranscrites ligne à ligne aux normes françaises. Une conversion au niveau des masses globales est à proscrire, car elle ne permet pas de suivre le chemin de révision comptable ; - il est également indispensable d’avoir une correspondance parfaite, à savoir qu’un compte étranger correspond à un seul et unique compte français et réciproquement. A défaut, la remise du fichier doit s’accompagner des tables de correspondance et des écritures de retraitement ; - si la correspondance n’est pas parfaite, les anomalies doivent être expliquées dans le fichier descriptif accompagnant la remise du fichier (cf. VI § 390). Par ailleurs, par mesure de souplesse, et seulement au titre des contrôles pour lesquels les avis de vérifications sont adressés en 2014, les libellés d’écriture en langue étrangère peuvent être acceptés dans la mesure où l’alphabet latin est utilisé et sous réserve de la fourniture de la table de correspondance par le contribuable au service vérificateur. Cette mesure de souplesse a été prolongée aux exercices clos en 2014 (sous réserve de l’utilisation de l’alphabet latin). A compter des exercices clos en 2015, les libellés en langue étrangère ne sont plus admis dans les fichiers des écritures comptables. A compter de l’exercice clos en 2014, le « transcodage » ne sera plus accepté : la comptabilité devra être tenue conformément aux normes comptables françaises et en langue française. Cela étant par mesure de souplesse, la tolérance est prolongée aux exercices clos en 2014. A compter des exercices clos en 2015, le transcodage n'est plus admis. VI. Modalités de remise de la copie du fichier des écritures comptables 360 En application du I de l'article L. 47 A du LPF, le contribuable est avisé à la réception de l’avis de vérification de comptabilité de son obligation de présenter sa comptabilité sous forme dématérialisée. Il peut convenir avec le service vérificateur avant la première intervention sur place ou lors de celle-ci, du support de remise du fichier (cf. VI § 390). Par ailleurs, par mesure de souplesse et seulement au titre des contrôles effectués en 2014, la copie du fichier des écritures comptables pourra être remis au service vérificateur au plus tard lors de la deuxième intervention sur place. 370 Si le volume de données est trop important pour constituer un seul fichier d’écritures comptables par exercice, le fichier peut, en accord avec le service vérificateur, être remis de manière simultanée sur plusieurs supports. Ainsi, il est possible de procéder à un découpage par période (semestre, trimestre, mois). Les fichiers ainsi remis doivent respecter le format défini par l’arrêté du 29 juillet 2013 et les prescriptions du présent BOFiP. De plus, pour les fichiers à plat, chacun des fichiers remis devra obligatoirement comporter en première ligne le nom des champs, comme défini à l'article A. 47 A-1 du LPF. Exemple : 123456789FEC20131231_01 : écritures comptables du mois de janvier 2013. 123456789FEC20131231_02 : écritures comptables du mois de février 2013. 456321789FEC20130630_1T : écritures comptables du premier trimestre de l’exercice clos au 30/06/2013. 380 Pour les entreprises relevant de la compétence de la Direction des vérifications nationales et internationales, le service vérificateur peut demander tout d’abord la remise d’un fichier reprenant les écritures centralisées puis demander à l’entreprise de fournir les écritures détaillées correspondant à tout ou partie des écritures centralisées présentes dans le fichier précédemment remis. Dans ce cas, le fichier des écritures centralisées et celui ou ceux des écritures détaillées doivent respecter le format défini à l’article A. 47 A-1 du LPF. De plus, pour les fichiers à plat, chacun des fichiers remis devra obligatoirement comporter en première ligne le nom des champs, comme défini dans les tableaux figurant aux 1° et 2° du VII et 3° à 8° du VIII de l'article A. 47 A-1 du LPF. Les écritures centralisées mentionnent la période mensuelle concernée (ou tout autre périodicité), la référence des journaux d’origine et les totaux de la période en lieu et place du détail des opérations jour par jour. 390 Lorsque des informations contenues dans le fichier font référence à des codifications spécifiques en usage dans l’entreprise, il est nécessaire de fournir un descriptif détaillé, prévu au XI de l’article A. 47 A-1 du LPF, permettant de faciliter la lecture de la comptabilité. Ce descriptif peut être remis sous forme dématérialisée (fichiers issus d’un outil de traitement de textes, d’un tableur ou pdf) ou papier. VII. Cas particuliers A. Copie du fichier des écritures comptables en cas de migration de données comptables 400 Diverses raisons juridiques, économiques ou pratiques, peuvent conduire un contribuable à changer de logiciel comptable ou de progiciel de gestion intégré en cours d’exercice. Cette situation peut en outre impliquer un changement de référentiel comptable (plans de comptes, référentiels des clients et des fournisseurs, etc.). Une partie des écritures comptables de l’exercice est alors stockée dans un logiciel comptable ou un progiciel de gestion intégré et l’autre partie des écritures comptables de l’exercice sur un autre. S’il est impossible d’extraire l’intégralité des données comptables avec un référentiel unique pour constituer un fichier des écritures comptables unique relatif à l’exercice au cours duquel il est procédé au changement de logiciel comptable ou de progiciel de gestion intégré, la remise du fichier des écritures comptables relative à l’exercice concerné sous forme de deux fichiers sur des supports différents est acceptée sous réserve du respect des conditions suivantes : - le premier fichier est généré par l’ancien système, et le second, par le nouveau système ; - les deux fichiers remis doivent permettre de reconstituer l’exercice concerné au cours duquel le logiciel comptable ou le progiciel de gestion intégré a été changé ; - la remise de ces deux supports doit s’effectuer de manière simultanée ; - les deux fichiers doivent respecter le format défini par l’article A. 47 A-1 du LPF ; - pour le fichier relatif à la première partie de l’exercice, les premiers numéros d’écritures comptables doivent correspondre aux écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur. Pour celui portant sur la seconde partie de l’exercice, les premiers numéros d’écritures comptables doivent correspondre aux écritures de reprise des soldes de la première partie de l’exercice concerné ; - en outre, dès lors que le changement de logiciel comptable ou de progiciel de gestion intégré implique un changement de référentiel comptable, la remise des fichiers doit s’accompagner des tables de correspondances et de réconciliation comptable entre les deux logiciels comptables ou progiciels de gestion intégré. Exemple : Une entreprise souhaite mettre en place une nouvelle version de son outil comptable incluant la comptabilité sociale de ses filiales françaises. La migration des données comptables de ces dernières doit intervenir le 1er octobre N. Le fichier des écritures comptables de l’exercice N peut être scindé et remis de manière simultanée sur plusieurs supports au service vérificateur, à savoir un premier support relatif aux trois premiers trimestres N et un second relatif au dernier trimestre N. Pour le fichier relatif aux trois premiers trimestres les premiers numéros d’écritures comptables correspondent aux écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur. Pour celui portant sur le dernier trimestre suivant, les premiers numéros d’écritures comptables correspondent aux écritures de reprise des soldes du troisième trimestre. B. Copie du fichier des écritures comptables regroupant plusieurs établissements 410 Lorsqu’une entreprise reprend dans sa comptabilité les comptabilités de ses différents établissements, il est nécessaire de pouvoir identifier l’origine de chaque écriture en mettant au-delà des premières informations obligatoires un champ supplémentaire correspondant à un code établissement. En conséquence, la structure du fichier des écritures comptables se définit comme suit : - 19 colonnes : les 18 premières correspondant aux informations définies aux 1° et 2° du VII et 3° à 8° du VIII de l'article A. 47 A-1 du LPF et la 19ème colonne correspondent au code établissement ; - plusieurs lignes correspondant aux écritures comptables de chaque établissement. Exemple : Journal Code Ecriture Num Ecriture Date Compte Num CompteLib Debit Credit Code Etbt AA 784 20070330 215400 MATERIEL INDUSTRIEL 5249,00 0,00 S100 AA 784 20070330 231000 IMMO EN COURS CORPOR 0,00 5249,00 S100 WE 4855 20070401 231000 IMMO EN COURS CORPOR 18991,08 0,00 S100 WE 4855 20070401 408120 ENTREE MARCH. FAR 0,00 18991,08 S100 AA 785 20070330 215400 MATERIEL INDUSTRIEL 0,01 0,00 S101 AA 785 20070330 231000 IMMO EN COURS CORPOR 0,00 0,01 S101 WE 4855 20070401 231000 IMMO EN COURS CORPOR 18991,08 0,00 S101 WE 4855 20070401 408120 ENTREE MARCH. FAR 0,00 18991,08 S101 WE 4856 20070401 231000 IMMO EN COURS CORPOR 10000,00 0,00 S101 WE 4856 20070401 408120 ENTREE MARCH. FAR 0,00 10000,00 S101 Exemple d'écritures comptables avec plusieurs établissements C. Copie du fichier des écritures comptables en cas de fusion 420 Les opérations de fusion peuvent conduire les sociétés soit à changer de progiciel de gestion intégré, soit à n’inclure que les soldes des écritures comptables de la société absorbée dans le progiciel de gestion intégré de la société absorbante. Toutefois, par mesure de tempérament, à l’instar de la situation décrite au VII-A § 400, deux fichiers sont acceptables au titre de cet exercice, sous réserve du respect des conditions suivantes : - le premier fichier est généré par le système de la société absorbée, et le second, par le système de la société fusionnée ; - les deux fichiers remis doivent permettre de reconstituer la totalité des écritures comptables au titre de l’exercice concerné, tant celles de la société absorbée que celles de l’absorbante ; - la remise de ces deux supports doit s’effectuer de manière simultanée ; - les deux fichiers doivent respecter le format défini par l’article A. 47 A-1 du LPF ; - en outre, dès lors que cette situation implique un changement de logiciel comptable, la remise des fichiers doit s’accompagner des tables de correspondance et de réconciliation comptable entre les deux logiciels comptables ou progiciels de gestion intégré. Exemple  : L’entreprise A fusionne avec l’entreprise B le 15 décembre N avec effet rétroactif au 1er juillet N. Un avis de vérification est adressé à l'entreprise A. La comptabilité de l’entreprise A nouvellement créée au titre de l’exercice N se compose de la façon suivante : - du 1er  janvier au 30 juin N : les écritures de A ; - du 1er juillet au 31 décembre N : les écritures de A et celles de B au titre de la période concernée. Le fichier des écritures comptables de l’exercice N peut être scindé et remis de manière simultanée sur plusieurs supports au service vérificateur, à savoir un premier support relatif aux écritures de A pour l’exercice et un second relatif aux écritures de B au titre de la période du 1er juillet au 31 décembre N.