BIC - Régimes d'imposition et obligations déclaratives - Téléprocédures - Présentation et partenaires de l'EDI

1 Seule une personne ayant la qualité de partenaire d'échange de données informatisé (EDI) peut transmettre directement à la direction générale des Finances publiques (DGFiP) des fichiers contenant les données fiscales véhiculées par les filières EDI. À cette fin, l'entreprise déclarante doit donner mandat à un prestataire habilité pour transmettre en son nom les formulaires gérés en EDI suivant les prescriptions techniques prévues dans le cahier des charges EDI en vigueur. (10) I. Les partenaires EDI A. Rôle des partenaires EDI 20 Le partenaire EDI procède, le cas échéant, à la dématérialisation des informations dans le respect des cahiers des charges en vigueur à l'aide d'un outil logiciel bénéficiant de l'attestation de conformité EDI. Il veille à la conformité syntaxique des fichiers qu'il transmet à l'aide d'un outil bénéficiant de l'attestation de conformité EDI, que ceux-ci aient été produits directement par lui ou proviennent de ses mandataires ou donneurs d'ordre. Il effectue des transmissions à la DGFiP selon les protocoles prévus (CFT, FTPS) et gère le retour d'information relatif aux transmissions effectuées (acceptation des données ou présence d'erreurs nécessitant une rectification et une nouvelle transmission). 30 Le partenaire EDI doit tenir informé à tout moment ses mandants ou donneurs d'ordre de la situation des transmissions des fichiers et des traitements réalisés par la DGFiP sur les éléments déclaratifs transmis. Enfin, le partenaire EDI cessant son activité ou dont l'habilitation a été retirée doit en informer ses mandants. B. Obtention de la qualité de partenaire EDI 40 La qualité de partenaire EDI peut être obtenue par des entités dont la nature et les objectifs en matière de télétransmission sont divers, comme notamment : - une entreprise adhérente EDI ou assujettie à l'obligation de recourir aux téléprocédures transmettant uniquement pour son propre compte sa déclaration de résultats et ses annexes ; - une entreprise adhérente EDI ou assujettie à l'obligation de recourir aux téléprocédures faisant partie d'un groupe fiscalement intégré en tant que filiale ou société mère, transmettant tout ou partie des documents fiscaux pour tout ou partie des sociétés du groupe ; - un intermédiaire (cabinet d'expertise comptable, groupement professionnel, organisme de gestion agréé, etc.) réalisant la transmission de dossiers pour le compte d'une clientèle, de relations d'affaires ou de membres, à l'exclusion de tout autre bénéficiaire ; - un prestataire de services d'intermédiation, dont l'offre de services est ouverte à toutes les entreprises. 50 Toute personne physique ou morale qui conclut avec la DGFiP une convention conforme au modèle défini par arrêté du ministre de l'économie et des finances soumis à l'avis de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), peut obtenir la qualité de partenaire EDI. La signature de cette convention intervient au terme de la procédure d'habilitation faisant suite à une demande adressée au correspondant téléprocédures de la direction des finances publiques du département chef-lieu de la région administrative dans laquelle le dossier fiscal de l'entreprise est géré. Remarque : Dans la mesure où certaines opérations nécessitent un déplacement physique du partenaire (délivrance de l'accréditation), les correspondants actuellement en charge de la gestion des partenaires EDI restent attributaires de cette mission, y compris dans les départements qui ne sont plus chef-lieu de région suite à la réforme territoriale. 60 La personne souhaitant acquérir la qualité de partenaire EDI doit établir un dossier comprenant : - un extrait K-bis de moins de trois mois pour les personnes morales ou un justificatif d'identité pour les personnes physiques ne disposant pas d'un extrait K-bis ; - une demande d'habilitation (sans formalisme particulier) ; - une fiche d'information précisant ses coordonnées, la nature de son activité et le type de transmission utilisée (CFT / FTPS) ; - une convention Partenaire EDI conforme au modèle présenté au BOI-LETTRE-000234. Elle est pré-servie par le candidat et déposée en double exemplaire ; - une attestation fiscale n° 3666-SD (CERFA n° 10640), disponible en ligne sur le site www.impots.gouv.fr, justifiant du respect par le candidat de ses obligations fiscales pour les entreprises soumises à l'impôt sur le revenu. Pour les autres entreprises, le respect par le candidat de ses obligations fiscales sera matérialisé par la production de l'attestation de régularité fiscale disponible en ligne (BOI-DJC-ARF) ; - une présentation, sans formalisme particulier, de la nature de l'activité qu'elle souhaite exercer en tant que partenaire EDI (transmission pour son propre compte, pour des bénéficiaires exclusifs, pour des tiers sans lien avec elle, etc.) et des services proposés (transfert des données fiscales et comptables [TDFC], EDI-TVA, EDI-Paiement). 70 Le retour d'un exemplaire de cette convention, signé par le directeur des Finances publiques du département chef-lieu de région administrative dans laquelle le dossier fiscal de l'entreprise est géré, confère au demandeur la qualité de partenaire EDI. Concomitamment, un identifiant « n° d'agrément » est délivré au nouveau partenaire EDI qui lui permettra de s'identifier dans ses échanges avec la DGFiP. Remarque : Dans la mesure où certaines opérations nécessitent un déplacement physique du partenaire (délivrance de l'accréditation), les correspondants actuellement en charge de la gestion des partenaires EDI restent attributaires de cette mission, y compris dans les départements qui ne sont plus chef-lieu de région suite à la réforme territoriale. 80 Postérieurement à cette habilitation, le partenaire EDI doit porter à la connaissance de la direction des finances publiques du chef-lieu de région auprès de laquelle il a obtenu l'agrément : - les modifications qui l'affectent, tel un changement de dénomination ou d'adresse ; - les évolutions des modalités d'exploitation, comme la cessation d'activité, l'utilisation d'un nouveau mode de communication. 90 Afin de permettre à la DGFiP de renseigner les usagers sur les services qu'ils proposent, il est demandé aux partenaires EDI d'informer l'établissement des services informatiques (ESI) de Strasbourg lorsqu'ils mettent à la disposition de leurs mandants une nouvelle téléprocédure. 100 Les partenaires EDI peuvent transmettre pour leur compte exclusif (procédure bilatérale) ou pour le compte de mandants (procédure collective). II. Perte de la qualité de partenaire EDI 110 La convention peut être résiliée par le partenaire EDI à la seule condition du dépôt d'une demande préalable formulée au moins quatre-vingt-dix jours avant la prise d'effet de sa décision. La DGFiP résilie la convention en cas de manquement aux engagements souscrits ou à la suite de la cessation d'activité du partenaire EDI. III. Cas particuliers des établissements secondaires partenaires EDI 120 Une entreprise peut déposer une demande d'habilitation pour un ou plusieurs de ses établissements secondaires. A. Demande d'habilitation 130 Le dossier de demande d'habilitation de chaque établissement secondaire doit être constitué et signé par le représentant légal de l'entreprise et non par un dirigeant de l'établissement pour lequel la demande est établie. La mention à porter sur la convention, à l'emplacement de l'identification du partenaire, est la suivante : « l'entreprise X sise à (adresse du siège social ou de l'établissement principal de l'entreprise), pour son établissement sis à (adresse de l'établissement secondaire) ». Le dossier présenté sur papier libre doit comprendre la désignation par le représentant légal de l'entreprise de la personne désignée (nom et qualité) comme destinataire des cartes de sécurisation au sein de l'établissement postulant. Il est déposé auprès du correspondant en charge des habilitations pour la région où est implanté l'établissement secondaire candidat. À l'acceptation de la candidature, un numéro de partenaire EDI est attribué à l'établissement secondaire. B. Perte de la qualité de partenaire EDI 140 Dans le cas où l'habilitation en tant que partenaire EDI de l'entreprise serait résiliée, l'ensemble des habilitations des établissements de l'entreprise serait également résilié. La résiliation par l'entreprise de l'habilitation d'un établissement secondaire (cessation d'activité sur le site, par exemple) n'a pas d'effet sur l'habilitation des autres établissements ou de l'entreprise elle-même. IV. Les outils techniques du partenaire EDI A. Obligation d'utiliser un logiciel porteur de l'attestation de conformité EDI 150 Le partenaire EDI, émetteur des transmissions vers la DGFiP, doit obligatoirement utiliser des logiciels ayant obtenu l'attestation de conformité (convention partenaire EDI, art. 3). Un modèle de convention souscrite par le partenaire EDI figure au BOI-LETTRE-000234. 160 Chaque message déclaratif EDI constitué à destination de la DGFiP contient les informations suivantes : - nom de l'éditeur du programme émetteur des données EDI ; - nom du programme ; - numéro de version du programme ; - numéro de révision du programme ; - référence de l'attestation de conformité. 170 La gestion de l'attribution de cette attestation de conformité est assurée par l'association EDIFICAS. La liste des logiciels bénéficiant de l'attestation de conformité figure sur le site de cette association www.edificas.fr. 180 L'attestation de conformité des logiciels ne porte que sur les modules EDI assurant l'exportation et le formatage des données conformément aux spécifications fournies dans les cahiers des charges EDI. Elle ne concerne pas l'application comptable de gestion des données, ni le contenu des échanges. Elle ne vise qu'à valider la conformité de la structure des fichiers émis au regard de la norme EDIFACT et des guides utilisateurs de messages définis pour l'EDI. B. Médias utilisables pour les transmissions EDI-TDFC 190 Les partenaires EDI peuvent transmettre les télédéclarations selon deux médias différents : - liaison synchrone CFT ; - liaison asynchrone FTPS. 200 Le mode de transfert direct CFT des fichiers à la DGFiP (mode synchrone) établit une liaison directe en temps réel entre le système informatique du partenaire EDI et celui de l'ESI de Strasbourg. 210 Le mode de transfert indirect FTPS (mode asynchrone) réalise les dépôts sur un répertoire du guichet POSEIDON désigné par la DGFiP. Les répertoires de dépôt et de retrait sont spécifiques à chaque partenaire. La création et le changement de répertoire ne sont pas autorisés. Ces répertoires sont communs à toutes les téléprocédures EDI. Les spécifications détaillées de ces deux modes de transfert peuvent être consultées dans le volume 2 du cahier des charges, chapitre 4 section 3 disponible en ligne sur le site www.impots.gouv.fr à la rubrique « Partenaire > Partenaires EDI > Documentation utile > Cahier des charges EDI-TDFC ». 220 Il est particulièrement recommandé à tout nouvel émetteur de contacter l'ESI de Strasbourg pour tester les connexions. En effet, pour les deux modes de transmission, la cellule EDI de l'ESI de Strasbourg est à la disposition des nouveaux partenaires EDI pour définir les paramètres nécessaires aux échanges. Des paramètres de transmission sont affectés à titre exclusif à chaque partenaire EDI utilisant le réseau. Toute utilisation par un partenaire EDI donné de paramètres affectés à un autre partenaire EDI entraîne le rejet de la transmission. Le message « partenaire EDI émetteur invalide » est alors restitué à l'émetteur. V. Obligations du partenaire EDI A. Information du contribuable 230 Le partenaire EDI doit tenir informé à tout moment ses mandants ou donneurs d'ordre de la situation des transmissions des fichiers et des traitements réalisés par la DGFiP sur les éléments déclaratifs transmis. Le partenaire EDI doit informer son mandant en cas de recours à la sous-traitance. Enfin, le partenaire EDI cessant son activité ou dont l'habilitation a été retirée doit en informer ses mandants. B. Déclaration à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) 240 Le partenaire EDI, conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, s'engage à déclarer à la CNIL le traitement qu'il met en œuvre dans le cadre des procédures EDI. Le formulaire de déclaration d'un traitement automatisé (CERFA n° 99001) peut être retiré auprès : - des préfectures ; - des chambres de commerce et d'industrie ; - de la CNIL ou sur le site de la CNIL www.cnil.fr. C. Confidentialité des données 250 Les données transmises au partenaire EDI sont des données sensibles et présentent un caractère de confidentialité qui interdit leur divulgation à des tiers. La transmission de ces données est toutefois autorisée entre acteurs concourant à leur délivrance à destination de la DGFiP dans le cadre d'un contrat de sous-traitance entre partenaires EDI (les conditions de ce recours à la sous-traitance sont présentées au VI-A § 270). S'agissant de la capacité à transmettre des données à des tiers, se reporter au VI-B § 280. D. Conservation des données 260 Le partenaire EDI qui agit pour le compte de ses mandants conserve les données adressées à l'administration le temps nécessaire à la transmission et à la bonne réception par la DGFiP. Il ne peut les conserver au-delà de cette durée qu'avec l'accord du contribuable concerné et pour la réalisation d'opérations effectuées à la demande de ce dernier. Toute conservation ou utilisation des données au-delà de ces limites s'écarte de la procédure EDI et relève, s'agissant de conditions de mise en œuvre de traitements informatisés, de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. VI. Conditions particulières de transmission des données par un partenaire EDI A. Transmission de données à l'administration : sous-traitance 270 Un partenaire EDI peut recourir à un autre partenaire EDI habilité dans le cadre d'un contrat de sous-traitance, à la condition d'en informer préalablement ses mandants. Cette obligation du partenaire EDI s'exerce à l'égard des flux destinés à la DGFiP. Elle ne préjuge pas des clauses relatives aux conditions de recours à la sous-traitance pouvant figurer, le cas échéant, dans le contrat de droit privé qui lie le partenaire EDI à son mandant pour des transmissions destinées à des tiers. B. Transmission de données à des tiers 280 Un partenaire EDI peut transmettre à des tiers, sous le format en vigueur défini pour les téléprocédures fiscales, des données relatives à des informations de nature comptable ou fiscale. Une telle transmission est subordonnée à la réunion de deux conditions : - la transmission doit avoir été expressément autorisée par le contribuable ; - le partenaire EDI doit s'assurer du respect des prescriptions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.