CADA · Conseil — 12 février 2009

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 12 février 2009 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à un agent, d'un fichier recensant les interventions auxquelles il a participé au cours des années 2004 à 2008, précisant la date, l'heure de début et l'heure de fin de chacune d'entre elles. Vous précisez que fournir ces informations nécessite un travail important d'exploitation des différentes bases de données, voire s'accompagne de difficultés techniques.

La commission, qui s'étonne des difficultés rencontrées par le service pour établir la liste demandée, a estimé, ainsi qu'elle l'a indiqué dans son conseil n° 20013260 du 13 septembre 2001, que les fiches d'intervention sont des documents administratifs qui sont en principe communicables de plein droit à toute personne ou organisme qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 sous réserve, en effet, que le document demandé existe ou puisse être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, ce qui paraît être le cas en l'espèce. La circonstance que la demande émane d'un agent du service est sans incidence sur ce droit d'accès. Toutefois, en application du II de l'article 6 de la même loi, il importe d'en occulter, avant transmission, toute information couverte par le secret de la vie privée (âge, adresse, numéro de téléphone, etc.), ainsi que toute information à caractère nominatif portant un jugement ou une appréciation sur des personnes autres que le demandeur.

A toutes fins utiles, la commission rappelle, enfin, que lorsqu'une demande porte sur un nombre important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin de ne pas perturber ses services ou à inviter le demandeur à venir consulter les documents sur place, sur rendez-vous, et à prendre copie des pièces qui lui sont réellement utiles. Les frais de photocopies peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Leur paiement peut être exigé préalablement à la remise des copies.