CADA · Conseil — 16 juillet 2009

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 16 juillet 2009 votre demande de conseil relative à la conformité à la loi du 17 juillet de 1978 de l'arrêté du maire de la commune d'Avapessa concernant les modalités de communication des documents administratifs détenus par cette commune. Plus précisément, vous interrogez la commission sur la conformité des extraits de l'arrêté, indiquant que les documents sollicités seront communiqués par " le maire et lui seul ou par un membre du conseil municipal ", après " demande écrite préalable et notifiée en mairie ", à laquelle le maire " dispose d'un délai de deux mois pour (...) répondre ", et sur le fait que, selon cet arrêté, " le maire puisse se faire assister par un représentant du conseil municipal pendant la consultation ".

La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour apprécier, en lieu et place du tribunal administratif, de la légalité des actes des collectivités territoriales que le représentant de l'Etat dans le département estimerait devoir être déférés dans l'exercice du contrôle de légalité. Elle est toutefois en mesure de vous apporter les indications suivantes :

S'agissant du premier de ces points, la commission n'estime pas que la loi du 17 juillet 1978 ou le décret du 30 décembre 2005 pris pour son application fassent obstacle à ce que l'arrêté objet de votre demande de conseil réserve au maire ou à un membre du conseil municipal la compétence pour communiquer des documents administratifs. L'article L. 2122-18 du code général des collectivités territoriales prévoit en effet que le maire est " seul chargé de l'administration, mais il peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer par arrêté une partie de ses fonctions à un ou plusieurs de ses adjoints et, en l'absence ou en cas d'empêchement des adjoints ou dès lors que ceux-ci sont tous titulaires d'une délégation à des membres du conseil municipal ". Cette organisation des modalités de communication des documents administratifs ne doit cependant pas conduire à limiter l'exercice du droit d'accès tel qu'il est garanti par la loi du 17 juillet 1978.

S'agissant de l'exigence d'une demande écrite, la commission rappelle qu'une telle modalité, si elle est préférable, n'est toutefois pas exigée par la loi du 17 juillet 1978, dès lors que le document sollicité est décrit de manière suffisamment claire et précise. La formulation par écrit d'une demande peut donc être recommandée, dès lors qu'il s'agit d'une garantie pour le demandeur, mais ne peut pas être exigée. De même si la demande doit en principe être adressée par l'intéressé lui-même à la mairie,  la commission rappelle que les dispositions du quatrième alinéa de l'article 2 de la même loi font obligation aux administrations saisies à tort d'une demande de communication de documents administratifs, de transmettre cette dernière à l'autorité compétente pour y répondre. Il en résulte que cette dernière ne peut refuser d'examiner une demande qui lui aurait été transmise par une autorité saisie à tort.

S'agissant, ensuite, du délai de réponse de deux mois prévu par l'arrêté à une demande de communication de documents administratifs, la commission estime que celui-ci n'est pas conforme aux dispositions de l'article 17 du décret du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, aux termes desquelles " le silence gardé pendant plus d'un mois par l'autorité compétente saisie d'une demande de communication en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 vaut décision de refus ". 

Enfin, si le maire dispose de la faculté d'aménager les modalités d'accès aux documents administratifs, en prévoyant notamment, si la préservation des documents consultés l'exige, la présence d'un employé communal ou d'un membre du conseil municipal lors de leur consultation, la commission estime que le caractère systématique de la présence du maire est susceptible de limiter fortement l'exercice du droit d'accès garanti par la loi. Elle rappelle en outre que, sous réserve des possibilités techniques de l'administration et des nécessités liées à la conservation des documents, l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 laisse au demandeur le choix des modalités de communication. L'exercice du droit de communication ne peut donc être subordonné à la seule possibilité de consultation. Si le demandeur le souhaite il est en droit d'obtenir la délivrance d'une copie des documents sollicités, le cas échéant par envoi postal, sur un support identique à celui utilisé par l'administration (aux frais du demandeur et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document) ou par courrier électronique lorsque le document est disponible sous forme électronique.