CADA · Avis — 12 septembre 2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de communication de l'extrait le concernant du procès-verbal de la commission administrative paritaire nationale (CAPN) qui s'est réunie le 10 décembre 2008 pour examiner l'avancement des brigadiers chefs au grade de brigadier major, au titre de l'année 2009.

En réponse à la demande qui lui a été adressée, l'administration a indiqué qu'elle ne voyait pas d'objection à la communication de ce document sur le principe mais qu'il a un caractère inachevé qui le rend incommunicable dès lors qu'il n'a jamais été signé.

La commission rappelle qu'un procès-verbal ou un compte rendu non approuvé constitue normalement un document non achevé qui n'est pas communicable.

Toutefois, dans les circonstances particulière de l'espèce, il semble ressortir des pièces du dossier et notamment de la réponse de l'administration, que le défaut de signature de ce document, établi le 10 décembre 2008, soit presque cinq années auparavant, résulte plus d'un oubli que d'un refus d'approbation. 

Si tel est bien le cas, la commission considère alors qu'il peut être regardé comme un document achevé et donc communicable à l'intéressé en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978.

En revanche, si le défaut de signature résulte d'une volonté expresse de ne pas approuver le procès-verbal, alors la commission considère qu'il est inachevé et donc non communicable.

La commission émet donc, en l'état de ses informations, un avis favorable à la communication du document sollicité, pour les extraits qui ne concernent pas l'avancement d'autres agents que le demandeur, à moins que l'administration puisse établir que ce document n'est effectivement pas achevé.