CADA · Avis — 12 septembre 2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Paris à sa demande de copie de l'intégralité des pièces composant le dossier de permis de construire n° PC 075 019 11 V 0044 délivré à la société SODERAIF le 3 juillet 2012 en vue de la réhabilitation de la halle Secrétan, sachant que le maire propose la consultation sur place en raison de son impossibilité de reproduire les documents qui dépassent les possibilités techniques dont il dispose.

La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable.

Il ressort des éléments du dossier que le maire de Paris (sous-direction du permis de construire et du paysage de la rue) a indiqué au demandeur ne pas être en mesure de reproduire les documents sollicités en raison de leur volume et de la présence de plans de grand format et propose une consultation sur place. La commission, qui s'étonne que cette administration ne soit pas en mesure d'effectuer la copie de tels documents, rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.  De plus, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. 

La commission considère qu'en l'espèce, compte tenu notamment du format particulier des plans à reproduire, l'établissement d'un devis par un prestataire extérieur, devis qui sera soumis au demandeur, apparaît comme la solution la plus adaptée pour que soient à la fois respecté le droit d'accès institué par la loi de 1978 et prises en compte les contraintes techniques de l'administration. Elle invite le maire de Paris à y procéder.