CADA · Avis — 2 avril 2015

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 mars 2015, à la suite du refus opposé par le maire de L'Île-d'Elle à sa demande de communication sur support électronique de copies des documents suivants : 
1) les budgets et comptes de la commune établis au titre de l'année 2014 ;
2) les factures justificatives s'y rapportant. 

La commission, qui rappelle que l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales institue un droit à communication portant sur l'ensemble des écritures et documents comptables des communes, considère que les budgets et les comptes de la commune de L'Île-d'Elle établis au titre de l'année 2014, ainsi que les pièces justificatives qui y sont annexées, sont dès lors communicables , en principe, à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978.

La commission rappelle qu'en vertu de cet article, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

L’administration est toutefois fondée à aménager les modalités de communication, afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Elle est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter les documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés, lorsque la demande porte, par exemple, sur des documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles.

S'agissant des documents mentionnés au point 1), la commission constate que la commune de L'Île-d'Elle ne soutient pas que l'envoi de ces documents sur support électronique, conformément à la demande de Monsieur X, ne serait pas compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Elle ne peut, en conséquence, qu'inviter la commune à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978.

S'agissant des documents mentionnés au point 2), la commune de L'Île-d'Elle fait en revanche valoir que, eu égard au nombre des factures justificatives se rapportant à l'année 2014, qui s'élève à 1 118, ainsi qu'aux particularités techniques du logiciel de comptabilité qu'elle utilise, la communication sur support électronique impliquerait une charge de travail considérable pour ses deux agents administratifs, qui seraient contraints d'enregistrer sur le support les factures une à une. 

La commission estime que la commune de L'Île-d'Elle établit ainsi que la communication sur support électronique des factures justificatives de l'année 2014 ne serait pas compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Elle considère donc que la collectivité peut inviter Monsieur X à consulter ces documents dans ses locaux.

La commission souligne néanmoins que si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur et adresser ce devis au demandeur pour qu'il y donne suite, le cas échéant.

La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.