CADA · Avis — 30 juillet 2015

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 juin 2015, à la suite du refus opposé par le préfet de police à sa demande de communication d'une copie, enregistrée sur le cédérom fourni à l'administration, de l'entier dossier de son client détenu par la sous-direction de l'administration des étrangers de la direction de la police générale de la préfecture de police de Paris.

En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission estime que les documents constituant le dossier que détient les services de la préfecture, dans le cadre de l’instruction d'une demande de titre de séjour présentée par l’intéressée, sont des documents administratifs, qui sont communicables à celle-ci ou à son conseil, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, à l'exception des éléments qui revêtent un caractère préparatoire et dont la communication est subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparent et après occultation, sur le fondement de ces mêmes dispositions, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou la sécurité des personnes, en application du d) du 2° du I du même article.

S'agissant des modalités de cette communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi de 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. 

A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics. 

La commission rappelle que l’article 4 de la loi de 1978 ne fait pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (cédérom, clé USB…). Il lui est toutefois loisible d’y procéder, si elle le souhaite. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents sollicités, sous les réserves précédemment indiquées, par le biais, si le préfet de police en est d'accord, du cédérom fourni par le demandeur. A défaut, la commission invite ce dernier à préciser à l'administration la modalité qui a sa préférence parmi celles proposées par l'article 4 de la loi.