CADA · Avis — 8 septembre 2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 mai 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Briac-sur-Mer à sa demande de communication par voie informatique, via un fichier « excel », de la liste électorale en cours, alors que le maire lui propose un format PDF.

La commission rappelle que la communication intégrale des listes électorales est régie par les dispositions particulières des articles L28 et R16 du code électoral et qu’elle est compétente pour connaître des questions relatives à l'accès aux documents administratifs relevant de ces dispositions. Ces dernières prévoient que les listes sont communicables à tout candidat, parti ou groupement politique, ainsi qu’à tout électeur, quel que soit le lieu où il est inscrit. L’article R16 du code électoral précise que la communication aux électeurs est subordonnée à la condition qu’ils s’engagent à ne pas en faire un « usage purement commercial ». La commission émet donc un avis favorable à la communication des listes.

S'agissant des modalités de communications, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais ne puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document.

La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. 

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Briac-sur-Mer a informé la commission qu'il ne pouvait pas communiquer les documents sollicités au format Excel dès lors que la commune a pris la décision de communiquer tout document demandé sous format « PDF » et non en format tableur .

En l'espèce, la commission relève que le travail de retraitement des documents sollicités au format « Excel » peut être assimilé à une opération de conversion ou de reproduction courante qui n'excède pas les obligations auxquelles l'administration est tenue de se conformer au titre des dispositions mentionnées ci-dessus. La commission émet donc un avis favorable à la communication des listes électorales sous le format demandé.