CADA · Avis — 17 novembre 2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 septembre 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Pantin à sa demande de communication des documents publics déposés par l’association Club Multi Sports de Pantin subventionnée par cette commune, depuis janvier 2012, notamment :
1) les comptes et les rapports du commissaire aux comptes ;
2) les conventions ;
3) les rapports spéciaux ;
4) toute autre pièce légalement imposée.

La commission relève que les comptes annuels et les rapports du commissaire aux comptes concernant les comptes des associations subventionnées, visés au point 1°, remis à l'administration, constituent des documents administratifs communicables, mais sont en principe accessibles sur le site internet du Journal officiel de la République française consacré aux annonces relatives aux associations, en application des articles L612-4 et D612-5 du code de commerce et du décret n° 2009-540 du 14 mai 2009, en vertu desquels les associations recevant d’autorités administratives des subventions dont le montant global annuel excède 153 000 euros doivent assurer sur ce site la publicité de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. Or, la commission rappelle qu'en application du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'exerce plus lorsque les documents sollicités font l'objet d'une diffusion publique. La commission relève toutefois que les comptes annuels et les rapports du commissaire aux comptes de l'association Club Multi Sports de Pantin, alors même que celle-ci perçoit une subvention supérieure à 153 000 euros, ne sont pas disponibles sur le site du Journal officiel de la République française. Dans ces conditions, elle émet un avis favorable à la communication de ces documents par le maire de Pantin.

S'agissant des documents visés au point 2°, la commission rappelle qu'aux termes de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 : « L'autorité administrative ou l'organisme chargé de la gestion d'un service public industriel et commercial mentionné au premier alinéa de l'article 9-1 qui attribue une subvention doit, lorsque cette subvention dépasse un seuil défini par décret, conclure une convention avec l'organisme de droit privé qui en bénéficie, définissant l'objet, le montant, les modalités de versement et les conditions d'utilisation de la subvention attribuée. (...) Le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention prévue au présent article et le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande par l'autorité administrative ou l'organisme chargé de la gestion d'un service public industriel et commercial mentionné au premier alinéa de l'article 9-1 ayant attribué la subvention ou par les autorités administratives qui détiennent ces documents, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. ». Elle précise que ce seuil, qui a été fixé à 23 000 euros par le décret n° 2001-495 du 6 juin 2001, conditionne seulement l’obligation de conclure une convention lorsqu’il est atteint, mais non l’obligation de communiquer le budget et les comptes ainsi que le compte rendu d’utilisation de la subvention. La commission estime par conséquent que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000. Elle émet donc un avis favorable à leur communication.

S'agissant des "rapports spéciaux" visés au point 3°, la commission, qui interprète la demande de Monsieur X comme portant sur les rapports d'activité de l'association, considère que bien que de tels documents ne soient pas expressément mentionnés à l'article 10 de la loi du 12 avril 2000, ils sont néanmoins communicables sur le fondement de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'ils sont détenus par une autorité administrative dans le cadre de ses missions de service public. Elle émet donc un avis favorable à la communication de ces documents, sous réserve de l'occultation préalable des mentions susceptible de porter atteinte au secret de la vie privée. 

La commission estime enfin que le point 4° de la demande de Monsieur X est trop imprécis pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer la demande irrecevable sur ce point et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents.

S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci. 

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4 et, dans le cas d'un cédérom, 2,75 euros. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.