CADA · Avis — 12 janvier 2017

Monsieur XX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 octobre 2016, d'une demande de mise en conformité aux dispositions du code des relations entre le public et l'administration des règles de tarification appliquées par le directeur de l'Hôpital Marie Lannelongue à la délivrance de copies de dossiers médicaux, à la suite de la facturation par cet établissement de frais supplémentaires pour la communication de son entier dossier médical antérieur à 1999, externalisé chez un hébergeur.

A titre liminaire, la commission relève que l'Hôpital Marie Lannelongue est un établissement de santé privé d'intérêt collectif qui, en application des dispositions des articles L6161-5 et L6112-3 du code de la santé publique, participe au service public hospitalier. Elle en déduit que les documents produits ou reçus par cet établissement sont, lorsqu’ils se rapportent à cette mission de service public, des documents administratifs soumis au droit d’accès prévu par les dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle précise également que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet.

La commission constate, enfin, que la demande ne porte pas sur le principe de la communication du dossier sollicité au regard des dispositions législatives précédemment mentionnées mais sur les modalités de tarification proposées par l'établissement pour l'accès à ce dossier. 

Si la commission considère qu’une demande tendant à ce qu’elle apprécie in abstracto, c’est-à-dire en dehors d’une demande de communication, les tarifs pratiqués par une autorité administrative est irrecevable, elle s’estime en revanche compétente pour se prononcer sur une demande de paiement intervenant à l’occasion d’une demande de communication d’un document et considère que les tarifs pratiqués, lorsqu’ils ne répondent pas à la réglementation applicable, doivent être assimilés à des refus de communication. 

En l'espèce, pour l'accès à son dossier médical, l'Hôpital Marie Lannelongue a adressé au demandeur une grille tarifaire qui prévoit les tarifs forfaitaires suivants :
- les principales pièces du dossier littéraire sont gratuites ;
- la copie intégrale du dossier, hors imagerie médicale et feuilles de format A3 est facturée 30 euros ; 
- la copie des clichés argentiques radiographiques d’avant 2008 ou des autres imageries est facturée 60 euros ; 
- la copie des clichés numériques est facturée 15 euros ;
- la copie des feuilles de réanimation de surveillance ou d’anesthésie, tous au format A3, est facturée 25 euros ;
- les frais de rapatriement des dossiers antérieurs à 1999 dont l’établissement a confié la gestion et la conservation à un prestataire externe sont facturés 20 euros ;
- enfin les frais d’envoi sont facturés de manière forfaitaire 8 euros, quel que soit le poids.
 
En application de cette grille tarifaire, Monsieur XX était redevable, selon ses calculs, de la somme de 135 euros, ce qu'il conteste.

La commission rappelle qu'en vertu de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. 

En vertu de l'article R311-11 du même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Lorsque l’administration est tenue d’externaliser la prestation en raison de ses propres contraintes techniques, la commission considère que le barème fixé par l’arrêté précité ne s’applique pas, cet arrêté ne s’appliquant que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l’administration elle-même, l’administration est alors fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. 

Enfin, lorsque les supports ne sont pas prévus par ces dispositions et qu’elle assure elle-même la prestation, la commission considère qu’il appartient à l’administration de fixer elle-même le tarif, dans le respect des dispositions de l’article R311-1 du code des relations entre le public et l’administration qui prévoit que pour le calcul des frais de reproduction, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document, ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Elle apprécie alors également si le prix ne paraît pas excessif. 

En l'espèce, la commission constate que l'hôpital a mis en place une politique tarifaire forfaitaire, ce que les dispositions législatives et réglementaires qui viennent d'être rappelées n'interdisent pas en elles-mêmes. En effet, elles n'imposent pas à l'administration de facturer les frais de reproduction ou d'envoi mais leur imposent seulement, lorsqu'elles facturent ces frais, et qu'elles assurent elles-mêmes les reproductions, de ne pas excéder les plafonds fixés par l'arrêté du 1er octobre 2001, le cas échéant en y ajoutant le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document, ainsi que le coût d'affranchissement. La commission en déduit qu'une politique tarifaire forfaitaire de reproduction que mettrait en place une administration ne doit ne pas excéder, pour chaque dossier, le tarif résultant de cet arrêté pour les supports qu'ils prévoient et le prix réel de reproduction dans les conditions qui viennent d'être rappelées pour les autres supports. La commission relève à cet égard que les tarifs des forfaits exigés par l'Hôpital Marie Lannelongue, en particulier pour la copie des clichés numériques, facturée 15 euros et pour les feuilles de réanimation, de surveillance ou d’anesthésie, au format A3 et facturées 25 euros méconnaissent manifestement ces principes. 

En outre, la commission considère que le forfait correspondant aux frais de rapatriement des dossiers antérieurs à l'année 1999, dont l'établissement a confié la gestion et la conservation à un prestataire externe, qui ne sauraient être assimilés aux seuls frais de reproduction et d'envoi dont le législateur a prévu qu'ils puissent être mis à la charge du demandeur en application des dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, ne peut être réclamé au demandeur en application des dispositions de ce code. 

La commission estime, en conséquence, que la politique tarifaire de l'établissement, alors même qu'elle est, comme le fait valoir l'Hôpital Marie Lannelongue, à l'avantage du demandeur, une facturation au réel des frais de reproduction de son dossier étant estimée à 175 euros, n'apparaît pas conforme aux dispositions du titre III du code des relations entre le public et l'administration et aux dispositions réglementaires prises pour son application.

Elle émet dès lors un avis favorable à la demande de Monsieur X, selon les principes qui viennent d'être rappelés.