CADA · Avis — 12 janvier 2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 novembre 2016, à la suite du refus opposé par la directrice de l'Ecole nationale d'administration (ENA) à sa demande de communication des documents suivants :
1) le classement de sortie de la promotion 2014-2015 « Winston Churchill » ;
2) l'ensemble des dossiers de présentation des emplois, prévus par l'article 47 du décret 2015-1449 dans le cadre de la procédure d'affectation à la sortie de l'ENA.

La commission, qui a pris connaissance de la réponse de la directrice de l'ENA, estime que le document visé au point 1) est le résultat d'un processus de sélection par ordre de mérite entre les élèves de la promotion 2014-2015 « Winston Churchill » résultant d’une appréciation portée en amont sur leur valeur professionnelle. Ce document porte donc en lui-même une appréciation sur la valeur professionnelle de chacun des élèves, relevant du secret protégé par les dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Il n'est dès lors communicable, en application de ces dispositions, qu'aux intéressés.

La commission émet donc un avis défavorable sur ce point de la demande.

La directrice de l'ENA a par ailleurs indiqué, s'agissant des documents visés au point 2), que ces dossiers, composés différemment selon les administrations qui les ont préparés, comprennent, en vertu de l'article 47 du décret n° 2015-1449 du 9 novembre 2015 relatif aux conditions d'accès et aux formations à l'Ecole nationale d'administration, non seulement les fiches des postes ouverts aux élèves sortants, une présentation des carrières et une présentation générale des organisations, mais aussi des témoignages d'anciens élèves décrivant de manière détaillée leur parcours et comportant de nombreuses informations d'ordre privé telles que leurs dates de naissances.

La commission, qui relève qu'il ressort de la réponse de la directrice de l'ENA qu'elle détient bien les documents sollicités, estime que ceux-ci constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée.

La directrice de l'ENA a toutefois souligné que les dossiers demandés comportent chacun plusieurs dizaines de pages et qu'elle estimait que le dossier global était long de plus d'un millier de pages. Estimant que satisfaire la demande de Monsieur X contraindrait à passer en revue plus d'un millier de pages pour y réaliser les occultations ou les disjonctions exigées par l'article L311-7 du code des relations entre le public et l'administration, elle a indiqué à la commission que la demande lui semblait en ce sens abusive.

La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif.

Si le volume des documents demandés en l'espèce ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, la commission rappelle toutefois que l’administration est fondée, dans une telle situation, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.

La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.

Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.

La commission émet donc un avis favorable sur le point 2) de la demande sous réserve de l'occultation ou de la disjonction préalable des éléments dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée.