CADA · Avis — 21 juillet 2017

MonsieurX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 mai 2017, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Martin-lez-Tatinghem à sa demande de copie, par courrier électronique, de préférence au format Excel, des documents suivants, pour les années 2012 à 2016 :
1) les comptes de gestion, à savoir la liste des soldes comptables (balance des comptes) par année et par compte ;
2) les livres comptables des charges de fonctionnement ;
3) les rapports d'audit ;
4) les bilans financiers relatifs aux aménagements ;
5) le tableau des effectifs ;
6) la liste des subventions et les organismes subventionnés.

S’agissant du document sollicité au point 3), en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Martin-lez-Tatinghem a informé la commission que le document sollicité n'existe pas. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point.

S’agissant des documents sollicités aux autres points, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes telles les factures, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle rappelle que également les dispositions du titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l'administration font obligation à l'administration de communiquer les documents administratifs qui existent, tels qu'ils existent, sous les réserves prévues aux articles L311-2, L311-5 et L311-6, mais non de compléter un document existant ou de confectionner un nouveau document pour satisfaire une demande. 

La commission, qui constate que l’administration n’est pas en mesure de transmettre les documents sollicités sous format Excel, émet un avis favorable à leur communication dans leur format actuel et prend note de l’intention du maire de Saint-Martin-lez-Tatinghem, de procéder prochainement à cette communication.