CADA · Avis — 31 mars 2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 août 2018, à la suite du refus opposé par la garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de copie, et non consultation sur place et prise de copies comme le propose l'administration, de l'intégralité des mémoires de proposition pour l'accès au grade de lieutenant pénitentiaire.

A titre liminaire, la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. 

La commission rappelle en outre qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics.

En l'espèce, la commission observe que la garde des sceaux, ministre de la justice a invité Monsieur X à venir consulter sur place son dossier et emporter copie des documents qu'il aura préalablement sélectionnés.  

La commission souligne que le demandeur sollicite l’envoi postal d’une copie des documents sans leur consultation préalable sur place. Elle estime que le volume des documents à reproduire reste compatible avec le bon fonctionnement des services et n'appelle pas d'aménagement particulier de l'exercice du droit d'accès. Elle invite donc la garde des sceaux, ministre de la justice à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance du demandeur.

Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.