CADA · Avis — 31 mars 2020

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 juillet 2019, à la suite du refus opposé par le préfet de police de Paris à sa demande de communication, par courrier électronique ou par voie postale, du relevé d'information intégral concernant le permis de conduire de son client, sans qu'il soit imposé à ce dernier, comme préalable, l'envoi par courrier postal, d'une demande manuscrite et signée, en tant qu'unique modalité de saisine de la préfecture.

La commission rappelle qu'aux termes de l'article L225-3 du code de la route, « Le titulaire du permis de conduire et le conducteur mentionné au I de l'article L223-10 ont droit à la communication du relevé intégral des mentions le concernant. Cette communication s'exerce dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration ».

En vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. En vertu de l'article R311-11 du même code, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». 

La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier pour répondre à une demande de communication d'un document par voie électronique.  

En l'espèce, la commission constate que le préfet de police a indiqué au demandeur, par courrier électronique du 24 juillet 2019, les démarches particulières devant être réalisées auprès de l'administration afin d'obtenir son relevé d'information intégral, ces démarches devant être effectuées conformément à l'article L225-3 précité et nécessitant un traitement par voie postale.

Il résulte de l'instruction, en particulier du courrier du préfet de police en réponse à la demande que lui a adressée par la commission, que le fichier national des permis de conduire ne permet techniquement pas d'extractions, par un traitement d'usage courant, des relevés intégraux des informations sous forme électronique, les extractions du fichier ne pouvant se faire que par impression. La commission, qui ne dispose d'aucun élément permettant de contester cette configuration, considère, au regard de ces éléments, que le document sollicité n'est pas disponible dans la forme électronique souhaitée par le demandeur. 

Après avoir également constaté que le préfet de police propose une communication par voie postale, après production des pièces requises et avec participation du demandeur aux frais d'envoi, la commission estime que le refus de communication allégué n'est pas établi et déclare, en conséquence, la demande d'avis irrecevable.

Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.