CADA · Avis — 19 octobre 2017

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juillet 2017, à la suite du refus opposé par le directeur général des finances publiques à sa demande de copie des documents suivants relatifs au règlement de copropriété rédigé le 14 et publié le 29 mars 1983 au bureau des hypothèques de Bobigny :
1) le plan annexé au règlement ;
2) les documents portant modification de la destination du lot de copropriété n° 6 de « remise » à « pièce-cuisine à usage d'habitation ».

En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur général des finances publiques a informé la commission de ce qu'il n'était pas en possession du document visé au point 1), qui doit être détenu par l'étude notariale qui a procédé à l'enregistrement. La commission ne peut donc que déclarer sans objet ce point de la demande et inviter l'intéressée à se rapprocher de ce notaire.

Le directeur général des finances publiques a également indiqué qu'il avait procédé à la communication des documents visés au point 2) le 23 juin 2017. La commission relève toutefois que si l'administration a effectivement transmis à Madame X le règlement de copropriété datant de 1983, celle-ci souhaite toutefois obtenir les documents qui ont conduit le bureau des hypothèques à modifier la destination du lot de copropriété n° 6, ainsi qu'elle l'a expressément précisé par courrier du 23 mai 2017.

La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à l'intéressée en application du 1° de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'ils existent et qu'ils soient en possession de l'administration, ce qu'elle n'a pas été en mesure de déterminer au vu de la réponse de l'administration. Elle émet donc un avis favorable, sous cette réserve.

La commission rappelle, à toutes fins utiles, qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent ainsi excéder 0,18 euro la page en format A4 et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.