CADA · Avis — 22 septembre 2016

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juillet 2016, à la suite du refus opposé par le directeur de l'école des hautes études en santé publique (EHESP) à sa demande de communication des documents suivants relatifs à l'examen passé par son client le 23 février 2016 pour la validation des acquis de l'expérience pour le certificat d'aptitude aux fonctions de directeur des établissements ou de service d'intervention sociale (CAFDES) :
1) la feuille de notation remplie le jour de l'examen ; 
2) la grille d'évaluation. 

La commission rappelle que par une décision n° 371453 du 17 février 2016 Centre national de la fonction publique territoriale, le Conseil d'État a jugé qu'en prévoyant la communication des documents administratifs dans les conditions prévues par les articles 1 et 2 de la loi du 17 janvier 1978 désormais reprise dans le code des relations entre le public et l'administration, le législateur n’avait pas entendu porter atteinte au principe d’indépendance des jurys d’où découle le secret de leurs délibérations et, par suite, permettre la communication tant des documents de leurs délibérations que de ceux élaborés préalablement par les jurys en vue de leurs délibérés. 

La commission estime que cette décision n'a pas pour effet d'interdire la communication à un candidat des notes que le jury lui a attribuées et des appréciations que ses membres ont, le cas échéant, portées, dès lors qu'elles ne font pas apparaître les critères de l’appréciation par le jury de sa performance individuelle et de l’établissement de la note souverainement attribuée. 

La commission considère que lorsque de telles appréciations ont été inscrites sur un document en relation avec la note attribuée, il est communicable au candidat, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions qui feraient apparaître les critères de l’appréciation par le jury de sa performance individuelle et de l’établissement de la note finale qui lui a été souverainement attribuée. 

En l'espèce, il ressort de la réponse adressée par le directeur de l'EHESP à la commission que, si aucune autorité administrative ne détient de feuille de notation remplie par le jury, l'école a élaboré et mis à la disposition du jury, à titre facultatif, « une grille de lecture du livret 2 » et une « grille de préparation de l'entretien ». Le directeur précise que ces grilles sont détenues par le jury, qu'il les ait complétées ou non. 

La commission estime sans objet la demande en ce qui concerne le point 1), qui n'existe pas. En revanche, en application des principes rappelées ci-dessus, elle émet un avis favorable à la communication au demandeur de la « grille de lecture du livret 2 » et de la « grille de préparation de l'entretien ». Ces documents ayant été élaborés par l'école, qui en a nécessairement conservé au moins copie, si ce n'est l'original, et non par le jury, qui n'était pas tenu de les utiliser, leur communication, dans leur version d'origine non remplie par le jury, ne saurait porter atteinte au secret des délibérations du jury.