CADA · Conseil — 19 novembre 2015

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 19 novembre 2015 votre demande de conseil relative à la possibilité pour une mairie de refuser la consultation des archives communales au motif que ces dernières nécessitent un énorme travail de rangement, de réorganisation et de tri.

La commission observe tout d'abord que les archives d'une commune sont, en application de l'article L211-4 du code du patrimoine, des archives publiques et, à ce titre, communicables selon le régime de communication défini par les articles L213-1 à L213-7 de ce même code. Ces archives sont librement communicables à tous, immédiatement pour une partie d'entre elles et à l'expiration des délais précisés par l'article L213-2 pour les documents qui contiennent des secrets protégés par la loi. La circonstance que les archives de votre commune ne sont ni classées, ni inventoriées, ne vous permet pas de déroger totalement à l'obligation de les communiquer. La conservation des archives est, conformément à l'article L211-2 du code du patrimoine, « organisée dans l'intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes, physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » et leur état de classement devrait toujours permettre de répondre à ce triple objectif.

Toutefois, la commission est bien consciente que les communes héritent souvent d'une situation de non-classement de leurs archives assez ancienne et que le travail de classement peut, en fonction de la masse des archives conservées et de leur plus ou moins grande ancienneté, s'avérer plus ou moins long, voire très long. 

La commission précise que le fait même que ces archives communales ne sont ni classées, ni inventoriées ne vous permet pas de les communiquer en l'état, puisque, en l'absence de classement, il vous est actuellement impossible de distinguer, dans la majorité des cas, les documents déjà librement communicables de ceux qui contiennent des secrets encore protégés par la loi (notamment sur la vie privée des administrés).

Dans votre demande de conseil, vous n'indiquez pas si le demandeur souhaite consulter les archives communales pour une raison administrative ou juridique ou dans un but de recherche historique ou culturelle.

Dans le premier cas, il convient de lui donner satisfaction le plus rapidement possible en recherchant les documents précis qui lui permettront de justifier de ses droits administratifs ou juridiques.

S'il s'agit d'une recherche historique ou culturelle, un délai raisonnable peut être demandé et une programmation et un échéancier établis afin de donner progressivement satisfaction au demandeur actuel, mais aussi à tous autres éventuels intéressés, et d'améliorer une situation dont vous reconnaissez vous-même qu'elle est également préjudiciable au bon fonctionnement des services communaux. La programmation devrait tenir compte de l'objet de la recherche du demandeur, mais aussi de la nature des documents, certaines séries chronologiques ou répétitives pouvant être classées rapidement et en priorité (état civil sans doute déjà classé, registres de délibérations, budgets et comptes, listes nominatives de la population, documents cadastraux, listes électorales, recensements militaires etc...), tandis que d'autres dossiers plus complexes seront plus longs à classer et à inventorier. Il est nécessaire de demander le conseil des Archives départementales, tous tris, éliminations, classements et inventaires d'archives publiques dans le département étant réglementairement soumis à leur contrôle en application des articles L1421-1 du code général des collectivités locales et L212-10 du code du patrimoine. Les Archives départementales pourront vous aider à préciser la programmation et l'échéancier des classements, ainsi qu'à prévoir des modalités de consultation, mais en tout état de cause, le demandeur devrait pouvoir consulter les premiers dossiers ou les premières séries classées d'ici trois à six mois et le classement complet du fonds ne devrait pas excéder un à deux ans, sauf difficultés particulières liées par exemple à la présence d'un fonds exceptionnellement volumineux ou de documents très anciens ou très détériorés.